6 مورد از مراحل مذاکره موفق و اصول مذاکره در محل کار
سرفصل های مهم این مقاله
مذاکره بخشی مهم و جدانشدنی از فرآیندهای کسب‌وکار در شرکت‌های کوچک و بزرگ است. رسیدگی به توافقات ارزشمند و سودآور توسط مذاکره‌کنندگانی صورت می‌گیرد که به خوبی با مراحل مذاکره آشنایی دارند. آشنایی و تسلط بر اجزای مذاکره علاوه بر کمک به افراد برای توافقات شغلی سودمند، همکاری‌های سازمانی کلان و حتی همکاری‌هایی بزرگ در سطح بین‌المللی را در پی دارد. در این مقاله به بررسی مراحل مذاکره و نکاتی برای مذاکره حرفه‌ای را آماده کرده‌ایم. تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
مذاکره چیست؟
مذاکره وضعیتی است که در آن طرفین (دو نفر، چند نفر یا دو تیم) برای رسیدن به توافق مشترک یا راه حل قابل قبول با هم صحبت یا مباحثه می‌کنند. مذاکره در حل تعارض با افراد یا رسیدن به توافق مشترک برای پیشگیری از تعارضات در آینده کاربرد دارد و علاوه بر اینکه راهی برای حل تعارضات است، به عنوان گامی اساسی برای رسیدن به توافقات تجاری نیز شناخته می‌شود. مذاکره در روابط عاطفی، ارتباطات خانوادگی، سیستم حقوقی و موقعیت‌های دولتی کاربرد دارد. برخی از این موقعیت‌ها عبارتند از:
- بحث درباره هزینه‌های کالا یا مواد اولیه با تامین‌کنندگان
- تعیین شرایط یک شراکت تجاری
- ارائه کالا یا خدمات به مشتریان
- سازماندهی فضای تبلیغاتی در رسانه دیجیتال یا چاپی
بیشتر بخوانید:
- اصول مذاکره (فوت و فن مذاکره موفق با مثال)
- مذاکره چیست؟ چند تکنیک عملی مذاکره در بازار!
- اخلاق و انصاف در مذاکره
مراحل مذاکره موفق
یک مذاکره موفق بیش از تعامل و صحبت با طرفین مذاکره است. آماده‌سازی و اجرای آن شامل مراحل حیاتی بوده و آشنایی و تسلط بر هر مرحله شما را در رسیدن به نتیجه دلخواه یاری می‌کند.
آیا هنگام مذاکره از یک سیستم استفاده می‌کنید؟ آیا بدون برنامه‌ریزی و تفکر وارد مذاکره می‌شوید؟ برای مذاکره موفق، مذاکره‌کنندگان خوب قبل از مذاکره آماده می‌شوند. در بخش زیر 6 مرحله‌ای را که می‌توانید برای مذاکره موفق استفاده کنید، توضیح می‌دهد:
1_ جمع‌آوری اطلاعات پس‌زمینه
برای شروع، جمع‌آوری اطلاعات مرتبط بسیار حیاتی است. این اطلاعات شامل سبک، ارزش‌ها، قومیت، فرهنگ و جمعیت‌شناسی افرادی است که در مذاکره شرکت دارند. به‌عنوان مثال، نحوه ارتباط‌گیری افراد جوان‌تر با استفاده از ابزارهایی مثل توییتر، فیسبوک و لینکدین ممکن است با افراد مسن‌تر که بیشتر از روش‌های سنتی‌تر بهره می‌برند، متفاوت باشد.
همچنین شناخت دقیق از صنایع یا بازارهایی که افراد در آن فعال‌اند، می‌تواند دیدگاه بهتری به شما بدهد. آیا شرکت‌کننده مقابل در حوزه‌ای رقابتی فعالیت می‌کند یا محیط کاری او انعطاف‌پذیرتر است؟ دانستن این موارد در تدوین استراتژی موثر خواهد بود.
2_ ارزیابی تاکتیک‌ها و استراتژی‌های مذاکره
مذاکره یک میدان استراتژیک است. هرچه بیشتر بتوانید تاکتیک‌های مناسب را با استراتژی اصولی ترکیب کنید، گزینه‌های بیشتری برای مانور خواهید داشت. به عنوان مثال، تکنیک «اولویت‌بندی امتیازات» می‌تواند به شما کمک کند تا روی موضوعاتی که برای طرف مقابل اهمیت بیشتری دارند، تمرکز کنید و در عوض امتیازات کم‌اهمیت‌تر را به‌راحتی واگذار کنید.
همچنین، در مذاکرات بین‌المللی، بررسی تفاوت‌های فرهنگی در انتخاب تاکتیک بسیار اهمیت دارد؛ چرا که برخی فرهنگ‌ها، مانند فرهنگ‌های آسیایی، تاکید بیشتری بر روابط دارند، در حالی که فرهنگ‌های غربی بیشتر بر نتایج متمرکزند.
3_ مراحل مذاکره؛ ایجاد برنامه
ایجاد یک برنامه جامع برای مذاکره اهمیت زیادی دارد. این برنامه شامل تقسیم استراتژی به تاکتیک‌های کوچک و بزرگ و پیش‌بینی استراتژی طرفین دیگر است. برای مثال، اگر می‌دانید که طرف مقابل ممکن است تمایل به طولانی کردن مذاکره داشته باشد تا امتیاز بیشتری بگیرد، بهتر است پیش از شروع مذاکره زمان‌بندی مشخصی تعریف کنید.
همچنین، شناسایی نقاط انحرافی که برای شما کم‌اهمیت ولی برای طرف مقابل ارزشمندند، می‌تواند به‌عنوان یک اهرم فشار مؤثر عمل کند. در برنامه‌ریزی، همواره یک «طرح جایگزین» (Plan B) آماده داشته باشید تا در صورت شکست استراتژی اصلی، بتوانید انعطاف‌پذیر عمل کنید.
4_ درگیر شدن در مذاکره
حضور کامل و تمرکز در مذاکره، کلید موفقیت است. رفتار و زبان بدن مذاکره‌کننده مقابل را زیر نظر بگیرید. آیا نگاه‌های او همراه با اعتمادبه‌نفس است یا تردید؟ آیا لحن کلام او خصمانه است یا دوستانه؟ این نشانه‌ها می‌توانند شما را در تشخیص نیت و احساسات واقعی او یاری کنند. برای موفقیت بیشتر، سعی کنید سبک مذاکره‌ای طرف مقابل را شبیه‌سازی کنید؛ به‌طور مثال، اگر طرف مقابل ترجیح می‌دهد از روش‌های مستقیم مانند جلسات حضوری استفاده کند، بهتر است به این روش پاسخ دهید تا حس اعتماد بیشتری ایجاد کنید.
5_ نهایی کردن مذاکره
هنگام بستن مذاکره، تمام جزئیات توافقات را با دقت مرور کنید. اگر به صداقت طرف مقابل اطمینان ندارید، اسناد و توافقات را مکتوب کنید و در صورت نیاز، مذاکره را به آینده موکول کنید. همچنین، در این مرحله ضروری است که از تمام مسائل نامشخص یا مبهم رفع ابهام شود. یک قرارداد مکتوب و جامع می‌تواند به جلوگیری از سوءتفاهم‌های بعدی کمک کند.
6_ بررسی پس از مذاکره
یکی از بخش‌های مهم و اغلب نادیده گرفته‌شده مذاکره، بازبینی آن پس از اتمام است. این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عملکرد شما، بررسی نقاط قوت و ضعف، و یادگیری از تجربیات است. آیا توانستید برنامه خود را به‌طور کامل اجرا کنید؟ کدام نقاط نیاز به بهبود دارد؟ چه چیزی از طرف مقابل آموختید؟ همچنین بررسی این که آیا کنترل مذاکره در دست شما بود یا به دست طرف مقابل افتاد، می‌تواند بینش‌های مهمی را برای مذاکرات بعدی فراهم کند.
چند نکته کلیدی درباره پیاده‌سازی مراحل مذاکره
در هنگام مذاکره باید به چه نکات دیگری توجه کنیم؟ این نکات در کنار به‌کارگیری مراحل مذاکره به شما کمک می‌کند به بهترین توافق لازم برسید:
- هنگام مذاکره به دنبال مزایا و فرصت‌هایی برای بهره‌برداری از نقاط قوت خود بگردید.
- در هر شرایطی احساسات خود را حفظ کنید و اجازه ندهید اشتیاق به پیروزی موجب تحقیر یا برخورد بد با طرف مقابل شود.
- کاهی ممکن است به نتیجه‌ای کمتر از حد انتظار در مذاکره برسید؛ دلسرد نشوید و متعهد به پیشرفت باشید.
- دانش خود را مدام رشد دهید تا بتوانید از استراتژی‌های موفقیت‌آمیز در موقعیت مناسب استفاده کنید.
- هنگام ارزیابی فردی شخص مقابل تعصبات خود را مشاهده و کنترل کنید.
بیشتر بخوانید:
- زیبا سخن گفتن را با 40 تکنیک کاربردی بیاموزید!
- زبان بدن دروغگو! چطور مچ دروغگو را بگیریم؟
اصول مذاکره در محل کار
مذاکره صحیح و اصولی منجر به حفظ روابط کاری و ایجاد فرصت‌های کاری و درآمدزایی بیشتر می‌شود. چه وارد مذاکره با طرفین خارجی شوید یا مذاکره‌کننده شرکتتان با شرکتی دیگر باشید، یادگیری اصول مذاکره نجات‌بخش شما خواهد بود.
1_ گوش دادن فعال را تمرین کنید
منظور از گوش دادن فعال (Active Listening)، حالتی است که در فرآیند صحبت‌کردن و تعامل حضور کامل پیدا کنید. متمرکز و با دقت گوش دهید؛ این حالت حس ارزشمندی را به شخص مقابل منتقل می‌کند. دقت و تمرکز از اجزای مذاکره موفق به حساب می‌آید. طرفین مذاکره با گوش‌دادن فعال فرصت‌های بالقوه را شناسایی کرده و طبق آن گام برمی‌دارند. برای اینکه شما را جدی بگیرند حتما با جدیت گوش دهید. تصور کنید در حال بحث درباره مرگ و زندگی‌تان هستید و تمام آنچه شما یا شرکت دارد وابسته به صحبت‌های کنونی شماست.
2_ به وضوح ارتباط برقرار کنید
همان اندازه که گوش دادن دقیق برای درک صحبت‌های طرف مقابل اهمیت دارد، اطمینان از ارسال شفاف و صحیح پیام حائز اهمیت است. صحبت کردن یا نوشتن موجب درک بهتر موضع شما در موقعیت‌های مذاکراتی می‌شود.
3_ خود را پذیرای مذاکره نشان دهید
اگر به دنبال توافق در مذاکره هستید به فکر حفظ روابط مثبت با طرفین باشید. مذاکره با حسن نیت به شما اجازه می‌دهد تا به نتایج مطلوب‌تری برسید. اگر به شحص مقابل به عنوان همکار نگاه کنید، عملکرد شما در طول مذاکره بهبود می‌یابد. یکی از مهمترین اجزای مذاکره همین میل شما به تعامل و صحبت است.
4_ در طول مذاکره آرام بمانید
هنگام مذاکره در مورد موضوعات پراهمیت، ممکن است احساسات شما به اوج برسد. تا حد امکان اجازه ندهید این احساسات روی شما تاثیر گذارند. آرام بمانید تا ظاهر حرفه‌ای و مسلط خود را حفظ کنید. تمرکز کنید و برای دستیابی به نتایج مطلوب مذاکره کنید.
5_ طبق حقایق صحبت کنید
در طی مذاکره، تصمیم‌گیری‌های خود را بر اساس داده‌ها و اطلاعات قابل تأیید انجام دهید. فرضیات خود را کنار گذاشته، به درخواست‌های طرف مقابل گوش داده و انتظارات خود را طبق آنها تنظیم کنید. موضع دقیق‌تر آنها را ارزیابی کرده و تغییرات احتمالی را پیش‌بینی کنید. به این ترتیب در بهترین موقعیت وارد معامله سودمند برای شرکت یا خود می‌شوید.
کلام آخر
آشنایی با مراحل مذاکره و پیاده‌سازی آنها در روند مذاکرات درون سازمانی یا بین شرکتی یا حتی در فرآیندهای مذاکراتی بین‌المللی می‌تواند بسیار کمک‌کننده واقع شود. آشنایی با این مراحل از این جهت حائز اهمیت است که در بسیاری از موارد منافع یک شرکت یا سازمان بزرگ به مهارت مذاکره‌کننده بستگی دارد. تبحر روی اجزای مذاکره فرد را قادر می‌سازد تا طرفین به توافقی سازنده و سودآور برسند.
منابع:
