دیوید آلن (مشاور بهره وری آمریکایی و ابداع کننده برنامه ریزی به روش GTD) عبارتی با این مضمون دارد: وقتی ذهن شما پر از افکار مختلف و به هم ریخته باشد، به جای فکر کردن به اهداف و رسالت زندگی، به این فکر می کند که غذای سگ و گربه ام را چه کار کنم!»

منظور آقای آلن این است که وقتی می توانیم از ذهنمان کلی استفاده بزرگ کنیم و آن را از چیزهای مختلف خالی کنیم، چرا باید آن را محل نگهداری افکار به درد نخور یا اولویت پایین کنیم؟ دیوید آلن برای حل این معضل، یک روش جهانی و فوق العاده ابداع کرده است. «برنامه ریزی به روش GTD».

در این مقاله، ابتدا ببینیم دیوید آلن کیست، سپس مختصری در مورد روش GTD برایتان می‌گوییم و در مقالات بعدی این روش را که توسط پیام بهرام پور به صورت کاملاً بومی و برای فرهنگ ایرانی درآمده است را بیشتر بررسی می‌کنیم.

در محصول حرفه ای، این بخشی ویژه و کاربردی تحت عنوان «مدیریت زمان و برنامه ریزی» قرار گرفته است. اگر این بخش را دنبال کنید و تمرین‌هایش را به خوبی اجرا کنید، مطمئن باشید بعد از مدتی کوتاه می‌توانید زندگی‌تان را نظم بدهید و دست‌کم دو سه ساعت از وقت روزانه‌تان را صرفه‌جویی کنید.

 

دیوید آلن کیست؟ مختصری در مورد مبدع GTD

 

 

دیوید آلن مشاوره بهره وری و ابداع کننده روشی تازه در مدیریت زمان در سال 1945 در ایالت لوئیزیانای ایالات متحده آمریکا به دنیا آمد.

او در کالج جدید فلوریدا درس خواند و تحصیلات تکمیلی‌اش را در دانشگاه کالیفرنیا  به پایان رساند. جالب است بدانید او شغل‌هایی عجیب و غریب و بعضاً متفاوت داشته است.

از پیش خدمت رستوران و شعبده بازی و معلم کاراته گرفته تا فروشندگی و مدیریت پمپ بنزین و شرکت خدمات چمن زنی!

خودش می‌گوید تا پیش از 35 سالگی، 35 شغل مختلف را امتحان کرده است!

سپس شرکتی به نام موسسه دیوید آلن تأسیس کرد. او در این کمپانی، روش GTD را برای سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و بزرگ اجرا می‌کند و به این ترتیب باعث بهره وری بیشتر در این سازمان‌ها می‌شود.

آقای آلن کتاب مشهوری هم تحت عنوان «Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity» دارد.

 

GTD؛ هنر به صفر رساندن کارها!

 

اغلب ما مغزمان را به یک انبار برای کلی موضوع بیهوده تبدیل کرده‌ایم. چون نمی‌دانیم مغز اگر خالی باشد و ذهن اگر آزاد باشد، تا چه اندازه می‌تواند به موفقیت ما و رسیدن به اهداف و رؤیاهای ما تأثیر مثبت بگذارد.

مثلاً احتمالا ذهن شما هم این شکلی است:

• پر از ایده‌هایی است که نه جایی ثبت شده و نه برنامه‌ای برای اجرا کردنش دارید.
• یک لیست خرید در ذهنتان ذخیره کرده‌اید؛ اما نه فرصتش را پیدا می‌کنید که به خرید آن‌ها بروید و نه می دانید که با خودتان چند چند هستید!
• هرچه تاریخ تولد از دوستان و عزیزانتان هست در ذهن ذخیره کرده‌اید و حتی با این وجود،  به احتمال زیاد سر موقع فقط تعداد کمی از آنها را به یاد می‌آورید!
• می‌خواهید صحبتی با مدیرتان انجام دهید. آن را در ذهن دارید اما نمی‌دانید کِی، کجا و چطور قرار است او را ببینید و با او صحبت کنید!
• الان نزدیک به 4 ماه است که یک وقت دندان پزشکی می‌خواهید بگیرید؛ اما هنوز هیچ برنامه‌ای برایش ندارید!
• می‌خواهید مدرک دانشگاهتان را بگیرید، دفترچه بیمه‌تان را تعویض کنید، چند تلفن مهم به دوستان قدیمی بزنید، باطری کنترل کولر را عوض کنید و صدها مورد دیگر.

می‌بینید؟ همه این موارد را در مغزتان ذخیره کرده‌اید. به نظر شما اگر همه این‌ها را از ذهنمان بیرون بکشیم و آن‌ها را در جایی دیگر ذخیره کنیم، برایش ترمینال‌های مختلفی درست کنیم، (جلوتر می‌گوییم که ترمینال چیست) و آنها را سازمان‌دهی کنیم، مغز ما چقدر بازتر و بهینه‌تر کار می‌کند؟

مغزتان را درست مثل یک تخته سفید و تمیز تصور کنید. اگر آن را پر از نوشته‌های غیرضروری (نه لزوماً بیهوده) کنیم، آیا جایی دیگر برای نوشتن یک ایده منحصر به فرد و عالی می‌ماند؟

روش GTD به ما کمک می‌کند که نه کار پردازش نشده‌ای داشته باشیم و نه وظایفی که دائماً یادمان برود یا در گوشه‌ای از ذهنمان خاک بخورد.

هدف GTD چیزی بیشتر از برقراری نظم است. GTD کمک می‌کند تا با ایجاد یک سیستم فوق العاده و به صورت سازمان یافته، کاری کنید که دیگر نه چیزی یادتان برود و نه ذهنتان اجازه بدهد دوباره آن را پر از چیزهای غیرضروری کنید

دنیل اچ پینک نویسنده کتاب «» می گوید: «هنر GTD نه تنها افزایش شدید بهره وری است، بلکه کمک میکند تا رفاه و آسودگی خاطر بسیار بیتشری را تجربه کنید.

یکی دیگر از اهداف GTD این است که «احساس غم انگیز یادآوری چیزهای مختلف» دیگر به سراغتان نیاید. مثلاً قرار است هفته آینده دوچرخه فرزندتان را به تعمیرگاه ببرید. ذهن شما در طول این یک هفته دائماً در تلاشی غمبار برای یادآوری این وظیفه است. تازه احتمال زیادی دارد که سرموقع آن را به یاد شما نیاورد. GTD کمک می‌کند از این احساسات فرسایشی رها شوید.

شاید پیش خودتان بگویید: این را که خودم بلدم. هرچه کار دارم روی کاغذ می‌نویسم و ذهنم خالی می‌شود.

واقعیت این است که موضوع به همین سادگی‌ها هم نیست. شاید بتوانید با این کار کمی از شلوغی ذهنتان کم کنید، اما وقتی با عینک تفکر سیستمی نگاه کنید، می‌بینید که ایجاد یک سیستم عاقلانه‌تر از مسکن‌های کوتاه مدتی مثل نوشتن روی کاغذ است. پس ادامه بدهید.

روش GTD را می‌توانیم «روش به صفر رساندن کارهای پردازش نشده» نام‌گذاری کنیم. این روش به شما کمک می‌کند که ذهنتان را ظرف مدتی کوتاه خالی از هر چیز اضافه کنید.

 

روش برنامه ریزی به روش GTD چطور کار می‌کند؟

آیا روش GTD با جادو و جمبل کار می‌کند یا با مدیتیشن باعث نظم بیشتر می‌شود؟ پس GTD چیست؟

نه! هرگز. GTD با وجود اینکه روشی شناخته شده و بین المللی است، ساده است و مبنای جالبی دارد. مبنای اصلی این روش یک «بهبود مستمر» است. به این ترتیب که با بهبود مستمر و رسیدگی دائمی و سازمان یافته به کارهایی که «نیاز است انجام شود»، «باید انجام شود» و «بعداً باید انجام شود»، «باید واسپاری شود» و غیره به شما این توانایی را می‌دهد که بزرگ فکر کنید و دیگر فکرتان را درگیر کارهای روزمره  و خیلی سطح پایین نکنید.

این روش بر پایه این بنا شده که شما تقریبا هیچ کاری را نصفه و نیمه انجام ندهید و همانطور که از اسمش یعنی Getting Things Done پیداست، قرار است به کمک این سبک برنامه ریزی تمام کارهای خود را تمام کنید.

 

ساختار ترمینالی برنامه ریزی به روش GTD

روش دیوید آلن بر مبنای ترمینال‌ها کار می‌کند. حالا ترمینال‌ها چه چیزهایی هستند؟

ترمینال به زبان ساده یعنی «محل تجمع کارهای پردازش نشده»

ما باید ترمینال‌هایی که در زندگی واقعی و مجازی‌مان وجود دارد را ابتدا پیدا کنیم. سپس این ترمینال‌ها را  به حداکثر 6 ترمینال کاهش دهیم. در مرحله بعد برای هرچیز باید یک خانه درست کنیم. و نهایتاً به صورت مستمر و منظم به سازماندهی ترمینال‌ها بپردازیم.

 

برنامه ریزی به روش gtd به زبان ساده‌تر….

اگر فرض کنیم 200 کار مختلف را در ذهن خودمان یا در زندگی واقعی یا مجازی‌مان بدون دسته‌بندی رها کرده‌ایم، می‌خواهیم این 200 کار را در 6 دسته مختلف به صورتی دقیق دسته‌بندی کنیم. حتماً شما هم موافقید که رسیدگی به 6 دسته کار نسبت به 200 کار درهم و برهم چقدر می‌تواند منجر به بهینه‌تر شدن زندگی ما شود.

 

برنامه ریزی به روش GTD در چه جاهایی کاربرد دارد؟

شاید فکر کنید GTD فقط برای زندگی شخصی یا نظم بخشیدن به کارها و سازماندهی امور کاربرد دارد؛ اما جالب است بدانید این استراتژی برای شرکت‌ها، سازمان‌ها و کسب و کارها به صورت گسترده‌ای کاربرد  دارد.

آقای دیوید آلن در موسسه خود بخشی راه‌اندازی کرده که می‌تواند به کسب و کارها کمک کند تا از این مفهوم برای سازماندهی و بهره‌وری عمیق‌تر کار استفاده کنند.

او تیمی بزرگ درست کرده تا سازمان‌ها بتوانند از GTD برای بهبود مستمر و بهره‌وری بالاتری برخوردار شوند.

و نکته آخر اینکه با GTD می‌توانید خیال خودتان را راحت کنید، ذهنتان را صرف امور مهم کنید و مدیریت نظم، برنامه‌ها، ایده‌ها و وغیره را به این روش فوق العاده برنامه ریزی بسپارید. فقط یادتان باشد، ممکن است استفاده از GTD درکوتاه مدت کمی باعث تشویش یا سردرمی شود. خود آقای آلن گفته این امر کاملاً طبیعی است. اما در کوتاه مدت (بعد از 2 ماه) اثرات اولیه راحتی ذهن را خودتان حس می‌کنید و در دراز مدت (بازه زمانی 2 ساله) می‌توانید به خوبی روی این استراتژی تسلط کافی پیدا کنید.

همانطور که گفتیم، پیام بهرام پور روش جهانی GTD را بومی سازی کرده به طوری که کاملاً متناسب با سبک زندگی ما ایرانی‌هاست. پس این محصول فوق العاده (مدیریت زمان و برنامه ریزی) را از دست ندهید.

 

روش 5 مرحله‌ای برنامه ریزی به روش gtd

در محصولی که کمی پایین‌تر معرفی کرده‌ایم، علاوه برا روش GTD روش‌های بسیار کاربردی دیگری نیز تشریح کرده‌ایم. پس آن را حتماً تهیه کنید. اما اجازه بدهیم به طور خلاصه بگوییم که روش GTD از 5 مرحله جمع‌آوری، پردازش، سازمان‌دهی، مرور و اجرا تشکیل شده است.

در اولین گام باید همه‌چیز را جمع‌آوری کنید. ذهن شما نباید محلی برای نگهداری اطلاعات باشد. پس ابتدا هر چیزی که به ذهنتان می‌رسد (از ایده‌ها و کارها و وظایف و…) در صندوق ورودی خودتان، (که می‌تواند دیجیتالی یا فیزیکی باشد)، ذخیره و ضبط کنید.

در گام دوم که پردازش کردن نام دارد، کارهایی که در مرحله قبل جمع‌آوری کردید را پردازش می‌کنید و کار قابل اقدام و غیر قابل اقدام را جدا کنید. (فرض کنید می‌خواهید به دکتر بروید. در نظر بگیرید آیا این کار قابل اقدام است؟ بله. اما کار غیرقابل اقدام چگونه است؟ فرض کنید شما یک سری عکس دارید که برایتان بسیار باارزش است. آیا این قابل اقدام است؟ خیر. فقط برایتان باارزش است. پس بهتر است که آن را آرشیو کنید.)

در گام سوم، باید کارهایی که درباره آن‌ها شفاف‌سازی کردید را سازمان‌دهی کنید؛ یعنی برایشان تاریخ مشخص کنید و سپس آن‌ها را به مکان درستی (لیست مخصوص به خودش) منتقل کنید. (فهرست لیست‌ها می‌تواند شامل لیست پروژه‌ها، لیست اقدام‌ها، لیست انتظار ، لیست دانه و تقویم باشد)

در گام چهارم هر هفته زمانی را برای مرور فهرست‌ها و نحوه کار سیستم GTD قرار دهید تا مطمئن شوید همه‌چیز درست کار می‌کند. خوب است  گاهی اوقات از سخت کار کردن دست بکشیم، یک گام عقب برویم و درباره کاری که انجام می‌دهیم و نحوه انجام آن، فکر کنیم.

و در گام پنجم نتایج مراحل قبل خودش را نشان می‌دهد. در مراحل قبل چه کارهایی کردیم؟ در گام اول هر چیزی که به ذهنمان خطور کرد را ضبط کردیم تا ذهنمان از حالت نگهداری اطلاعات خارج شود. در گام دوم این موارد را شفاف کردیم و مشخص کردیم که هر کدام شامل چه حالتی می‌شود. در گام سوم فهرست‌ها را تشکیل دادیم و برای هر کدام از موارد یک تاریخ سررسید مشخص کردیم و آن را به لیست مربوط منتقل کردیم. الآن در این مرحله زمان اقدام فرا رسیده است. در این مرحله است که دو سه مرحله قبل نتیجه می‌دهد و با فهرست‌ها و کارهایی با تاریخ سررسید مواجه هستید که باید به سراغشان بروید و انجامشان بدهید. این مرحله زمان درگیرشدن با کارها و اقدام است.

 

سخن پایانی مقاله برنامه ریزی به روش GTD

برنامه ریزی به روش GTD، یکی از بهترین روش های برنامه ریزی در دنیا است. در این روش  یاد می‌گیرید که برای حفظ کارهایتان سیستمی خارج از ذهن‌تان داشته باشید. با این کار دیگر استرس از دست دادن کاری را نخواهید داشت. شعار این روش نیز همین است: هنر بهره‌وری بدون استرس! چه چیزی از این بهتر؟!

در این مقاله آموزشی، تلاش کردیم به ارائه کامل نکات مربوط به برنامه ریزی به روش GTD. خوشحال می‌شویم نظراتتان را راجع به این موضوع در قسمت کامنت‌ها بخوانیم!

 

چطور برنامه ریزی به روش GTD را به صورت حرفه‌ای و کامل یاد بگیریم؟

مبحث ترمینال‌ها و به طور کلی روش GTD نیاز به تمرین عملی و توضیحات مفصلی دارد که پیام بهرام پور در محصول حرفه‌ای و در بخش «مدیریت زمان و برنامه‌ریزی» کاملاً آن را باز کرده و توضیح می‌دهد.

روی تصویر زیر کلیک کنید: