برنامه ریزی روزانه از مهم‌ترین عواملی است که به استفاده بهینه از روز و زمان کمک می‌کند. این برنامه باعث می‌شود که به بهترین نحو به کارهای خود رسیدگی کنید، در واقع مدیریت و کنترل کارها برایتان آسان‌تر می‌شود و می‌توانید میان وظایف و کارهای گوناگون تعادل برقرار کرده و آن‌ها را بر اساس اهمیتشان اولویت‌بندی کنید.

اگر کارهایتان را مدام به آینده موکول می‌کنید و نمی‌توانید به تمامی تعهدات خود عمل کنید؛ به یک برنامه ریزی روزانه نیاز دارید. در این برنامه شما قبل از انجام کار، نوع فعالیت، زمان و چگونگی انجام آن را مشخص می‌کنید.

این مسئله موجب می‌شود در طول روز به خاطر حجم زیاد کارها آشفته نشوید، از سبک زندگی خود لذت ببرید و برای انجام فعالیت‌های خود اعتمادبه‌نفس و انگیزه بیشتری داشته باشید. در این مقاله به توضیح چگونگی برنامه ریزی روزانه می‌پردازیم و در نهایت به روش GTD اشاره خواهیم کرد؛ بنابراین اگر قصد دارید که به جنگ روزهای کسالت‌آور خود بروید و با یک برنامه ریزی درجه یک، پیروز میدان شوید؛ تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.

 

برنامه ریزی روزانه چه فوایدی دارد؟

 

در ابتدا به برخی از فواید ارزشمند برنامه ریزی روزانه اشاره می‌کنیم.

 

کارهای مهم‌مان انجام می‌شود!

در برنامه ریزی روزانه وظایفی که از اهمیت بیشتری برخوردارند، در صدر لیست قرار داده می‌شوند. انجام فعالیت‌های مهم‌تر اشتیاق و اعتمادبه‌نفس ما را برای داشتن روزی مفید، افزایش می‌دهد. زمانی که کارهایمان را با اولویت‌بندی انجام می‌دهیم؛ آرامش بیشتری خواهیم داشت، بنابراین این موضوع به افزایش میزان بهره‌وری از روز نیز کمک می‌کند.

 

موجب کاهش استرس می‌شود

برنامه ریزی روزانه باعث می‌شود بر روی وظایف خود نظارت بیشتری داشته باشید، بنابراین بدون اینکه در حالتی منفعلانه قرار بگیرید، یعنی زندگی روزمره مسیر حرکت شما را مشخص کند، فعالانه زندگی خود را کنترل می‌کنید. آگاهی از فعالیت‌هایی که قرار است در طول روز انجام دهید و همچنین برنامه ریزی با توجه به وضعیت، شرایط و توانایی‌‌هایتان، از فشار ذهنی و استرس شما می‌کاهد.

 

احساس شادابی را بیشتر می‌کند

انجام کارها به صورت هدفمند حس رضایت بیشتر از زندگی را برای شما به ارمغان می‌آورد. همچنین فعال بودن و رسیدگی به کارها موجب می‌شود، احساس بهتری نسبت به خود داشته باشید. علاوه بر این، احساس شادمانی و خوشبختی، بر روی روابط شما با دیگران به‌طور شگفت‌انگیزی تأثیرگذار است، البته این مسئله دوسویه بوده و ارتباطات مؤثر نیز حس خوشایندی را به شما القا می‌کند.

 

زمان اندیشیدن را بیشتر می‌کند

برنامه ریزی روزانه فرصتی است برای تفکر و توجه در زندگی و اهداف. در حین برنامه ریزی به اهدافی که نیاز است در جهت آن‌ها گام برداریم، می‌اندیشیم و آن‌ها را در اولویت قرار می‌دهیم. همچنین به این مسئله که در کدام زمینه‌ها نیازمند پیشرفت هستیم آگاه شده و نهایتاً با بررسی و ارزیابی میزان پیشرفت؛ احتمال دستیابی اهدافمان را افزایش می‌دهیم.

 

مهارت مهم مدیریت زمان را یاد می‌گیریم

از دیگر فواید برنامه ریزی این است که به شما این امکان را می‌دهد تا راجع به زمانی که در اختیار دارید به خوبی بیندیشید و به شکلی واقع‌بینانه‌ از زمان محدود خود به درکی کامل و جامع دست پیدا کنید.

 

تمرکزمان افزایش پیدا می‌کند

برنامه ریزی روزانه باعث می‌شود تنها روی کارهای خاص و مهمی تمرکز کنید و انرژی و زمان خود را برای فعالیت‌های بی‌ارزشی که هیچ سودی برای شما ندارند، هدر ندهید.

 

چگونه برنامه ریزی کنیم؟

 

این روش‌ها را برای داشتن یک برنامه ریزی روزانه دنبال کنید:

 

1- استمرار داشته و به برنامه وفادار باشید

بدون شک آغاز هرگونه فعالیتی، دشواری‌های خاص خود را دارد اما اجازه ندهید سختی شروع برنامه ریزی روزانه مانع ادامه دادن شما بشود. استمرار در برنامه ریزی و عمل به آن از عواملی ست که موفقیت شما را تضمین می‌کند.

 

2- حواس‌پرتی‌ها را کمتر و کمتر کنید

مواردی مثل فضای مجازی، بازی‌های کامپیوتری و. ممکن است ساعت‌ها شما را درگیر کنند و انرژی‌تان را در مسیری بیهوده هدر دهند. سعی کنید هنگام انجام فعالیت‌های روزانه خود، از عواملی که موجب می‌شوند بر روی کارها تمرکز نداشته باشید دوری کنید تا با افزایش بازدهی، فعالیت‌های خود را با کیفیت بالاتری به سرانجام برسانید.

 

3- زمانی که در آن بهره‌وری بیشتری دارید مشخص کنید

توجه به ترتیب انجام کارها در برنامه ریزی موجب می‌شود؛ زمان مناسب برای انجام فعالیت‌هایی که به تمرکز و توجه بیشتری نیاز دارند را پیدا کنید. البته این نکته هم بسیار حائز اهمیت است که زمان بیشترین بهره‌وری،  برای هر فرد متفاوت است بنابراین این خود شما هستید که  باید این مسئله را تشخیص دهید.

 

4- از وقت‌های مرده به خوبی استفاده کنید

انجام برخی از کارها اجتناب‌ناپذیر و البته اتلاف وقت تلقی می‌شود (مثل رفت‌وآمد به محل کار و…). با بررسی برنامه روزانه خود سعی کنید از وقت‌های مرده نیز به بهترین نحو استفاده کنید. برای مثال در این زمان می‌توانید دروس حفظی را مرور کنید، پادکست موردعلاقه‌تان را گوش دهید، کتاب بخوانید و یا در جهت توسعه فردی گام بردارید.

 

5- قبل از خواب را به برنامه ریزی روز بعد اختصاص دهید

شب، موقعیت مناسبی است که با توجه به روزی که پشت سر گذاشته‌اید، پلن و برنامه روز بعد را طراحی کنید. این موضوع باعث می‌شود به مرور، از میزان اتلاف وقت خود بکاهید و بهتر از قبل، از تایم‌های مرده استفاده مفید داشته باشید.

 

6- برای تحقق اهداف بلندمدت تلاش کنید

ممکن است فعالیت‌های روزانه شما در راستای رسیدن به اهداف بلندمدتتان نباشد بنابراین سعی کنید میان وظایف روزمره و اهداف بلندمدت خود تعادل ایجاد کنید. شما می‌توانید با تهیه کردن فهرستی از کارهای ارزشمندی که به شما برای رسیدن به اهدافتان کمک می‌کند، در برنامه روزانه، زمانی را به انجام آن‌ها اختصاص داده و میزان پیشرفت خود را در طول زمان مورد بررسی قرار دهید.

 

7- حتماً برنامه خود را یادداشت کنید

درست است که نمی‌توان منکر کارآمدی برنامه ریزی در ذهن شد، اما نوشتن آن بهترین راه است چرا که تنها در این صورت می‌توانیم مطمئن باشیم که طبق برنامه کارهایمان را انجام می‌دهیم.

همچنین در دسترس بودن برنامه این امکان را برای ما فراهم می‌کند که برنامه روزانه خود را به‌طور پیوسته مرور کنیم، از گام‌های بعدی اطلاع داشته باشیم و بیش‌ازاندازه بر روی کار خاصی، توقف نکنیم.

 

8- اصلاح و تنظیم مجدد برنامه را فراموش نکنید

اگر از برنامه روزانه خود پیروی کنید نهایتاً امکان ارزیابی آن را خواهید داشت و می‌توانید در روزهای آینده ترتیب کارها را تغییر دهید و یا زمان حدودی مورد نیاز یک فعالیت را افزایش یا کاهش دهید. همچنین گاهی اوقات ممکن است وظایف غیرمنتظره‌ای از راه برسند که شما از پیش برای انجام آن‌ها برنامه‌ای نداشته‌اید.

‌در این زمان می‌توانید مجدداً برنامه را بررسی و سایر کارها را در آن بگنجانید. توجه داشته باشید که انعطاف‌پذیری برنامه و تعیین وقت برای کارهای غیرقابل‌پیش‌بینی از اصول مهم برنامه ریزی است.

 

9- به سلامتی، تفریح و سرگرمی خود توجه ویژه کنید

سلامت روانی و جسمی شما برای رسیدن به اهدافتان از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است و میزان بهره‌وری شما از زمان را افزایش می‌دهد. مدیتیشن و ذهن آگاهی نیز از میزان فشار ذهنی و اضطراب شما می‌کاهد، بنابراین حتماً زمانی را به آن اختصاص دهید. همچنین تفریح و سرگرمی در طول روز (البته در زمانی مشخص و ثابت)، باعث رفرش شدن و ایجاد انگیزه می‌شود.

 

10- به خودتان پاداش بدهید

درصورتی‌که کارهایتان به‌طور موفقیت‌آمیز و مطابق با برنامه روزانه به پایان رساندید؛ با در نظر گرفتن پاداش و ایجاد حسی خوشایند و لذت‌بخش به ایجاد تغییرات رفتاری خود کمک کنید.

 

برنامه ریزی به روش “GTD“

برنامه ریزی به روش gtd که «دیوید آلن» آن را ابداع کرده است (مخفف عبارت getting things done) روشی جهانی برای داشتن بهره‌وری فراوان و بدون استرس است.

به‌طور خلاصه این روش، کوچک کردن هر وظیفه به صورتی است که بتوانیم در بازه زمانی کوتاهی آن را انجام دهیم به گونه‌ای که کمبود انگیزه و زمان نتواند مانع انجام آن شود‌. به کارگیری این روش به داشتن حرکتی  منظم به سمت هدف، در کمال آرامش منجر می‌شود.

به‌طورکلی روش GTD شامل موارد زیر می‌شود:

• دنبال کردن هر آنچه توجه شما را به خود جلب می‌کند
• تعیین کردن گام‌های انجام‌شدنی
• سازمان‌دهی موارد در زمینه‌های مختلف و اولویت‌بندی
• تنظیم یادآوری‌های منظم
• بررسی همه‌چیز و عدم فروپاشی سیستم

در واقع این روش، در عمل به شما کمک می‌کند که از عواملی که حواس شما را پرت می‌کنند؛ اجتناب کنید.

 

سخن پایانی

برنامه ریزی روزانه که تنها زمان‌بندی هرروزه را پوشش می‌دهد، اهمیت بسیار زیادی داشته و توجه به آن موجب تعالی و پیشرفت در زندگی شخصی، کاری و یا تحصیلی می‌شود. انجام صحیح این کار و داشتن برنامه‌ای منسجم و کارآمد به شما این امکان را می‌دهد تا از انرژی و زمان خود بهترین بهره‌وری را داشته باشید.

همچنین به‌مرورزمان، حجم کارهایی که انجام می‌دهید بیشتر خواهد شد و روز خود را به بطالت نمی‌گذرانید. ما در این مقاله به بررسی نحوه‌ی برنامه ریزی روزانه، فواید آن و همچنین اهمیت اولویت‌بندی فعالیت‌ها پرداختیم. علاوه بر این، روش‌هایی را نیز برای بازدهی بیشتر و بالا بردن کیفیت کارها ارائه کردیم و دانستیم در این مسیر انعطاف‌پذیری و ثبات قدم از ارزش و اهمیت بسیار بالایی برخوردار است.

 

چطور برنامه ریزی روزانه را حرفه‌ای یاد بگیریم؟

بعد از دوره زیر، تمام نکات لازم و تمرینات ضروری برای یاد گرفتن یک برنامه ریزی روزانه و مطلوب را خواهید آموخت: