پرزنتیشن چیست؟ نمونه یک پرزنتیشن حرفه ای

در این مقاله به پرزنتیشن چیست؟ نمونه یک پرزنتیشن حرفه ای می پردازیم

پرزنتیشن (Presentation) عبارتی است که ممکن است از زبان مدیر، معلم، استاد دانشگاه و … شنیده باشید! به این معنی که از شما خواسته شده چیزی را پرزنت کنید. در این مقاله به توضیح کاملی در این رابطه می‌پردازیم.

 

پرزنتیشن چیست؟

پرزنتیشن یا همان ارائه مطلب، ارتباطی رسمی است که عموماً از جانب فردی که به آن ارائه دهنده یا پرزنتور (Presenter) می‌گویند انجام می‌شود.

شکل رسمی پرزنتیشن‌ها به این صورت است که فردی قصد دارد اطلاعات و یا توضیحاتی را مورد تفکر، ایده‌ و یا محصول و خدماتی ارائه کند.

به عنوان مثال در فیلم زیر شما استیو جابز را مشاهده می‌کنید که قصد دارد، برای اولین بار از گوشی آیفون رو نمایی کند.

 

 

در حقیقت نمونه‌های زیر می‌توانند چند مثال از این موضوع باشند:

• مدیری که قصد دارد با بیان فعالیت‌های مدرسه برای والدین، افزایش شهریه مدرسه را اعلام کند.
• سخنرانی که در سمینار رایگان خود قصد دارد یک دوره آموزشی را معرفی کند
• کارشناسی که در جلسه‌ای قصد دارد از محصول جدید شرکت خود رونمایی کند.
• دانشجویی که قصد دارد از پایان نامه خود دفاع کند.
• و….

بنابراین مثال‌های پرزنتیشن بسیار زیاد هستند و عملاً بسیاری از ما در طول روز بارها و بارها در حال انجام این کار هستیم. گاهی اوقات در شرایط کاملاً رسمی و گاهی اوقات در شرایط عمومی و روزمره.

 

هدف پرزنتیشن چیست؟

اولین گام در این مقاله این است که بدانیم هدف ما از ارائه پرزنتیشن چیست؟

یعنی در چه صورتی ما موفق شده به حساب می‌آییم.

زمانی که در کاری هدف تعیین نکنیم، مطمئناً نخواهیم دانست که به کجا می‌خواهیم برویم. به همین دلیل باید دقت کنیم که قبل از هر چیزی:

هدف خود را مشخص کنیم تا بدانیم برای رسیدن به هدف خود باید چطور ارائه مطلب داشته باشیم؟

هدف یک ارائه می‌تواند موارد زیر باشد:

• تغییر دیدگاه افراد
• فروش یک محصول
• به نمایش گذاشتن توانمندی‌هایمان
• دادن اطلاعات جدید
• جلب نظر استاد داور
• و…..

بنابراین:

اگر هدف خودتون رو از سخنرانی و ارائه مطلب دقیق ننوشته‌اید، لطفاً دست نگه دارید!

اول هدف خود را بنویسید و بعد به گام‌های دیگر فکر کنید.

 

 

مخاطب شناسی در پرزنتیشین

این که شما برای چه کسانی پرزنت می‌کنید بسیار اهمیت دارد. چون همیشه مخاطبان ما افرادی کلیدی در سخنرانی هستند. در این رابطه به صورت کامل در فیلم اکو سیستم سخنرانی توضیحاتی ارائه کرده‌ایم.

همیشه این ویژگی‌ها از مخاطبان را قبل از جلسه پرزنتیشن مد نظر داشته باشیم:

• سن مخاطبان
• جنسیت مخاطبان
• نیازهای مخاطبان
• دانش قبلی مخاطبان
• علاقه مندی‌های مخاطبان
• ترس‌های مخاطبان
• جایگاه مالی مخاطبان
• جایگاه فرهنگی مخاطبان
• و….

با دانستن این موارد می‌توانیم بدانیم که چه شوخی‌هایی در صحبت بکنیم و چه شوخی‌هایی نکنیم؟

چه مطالبی را بگوییم و چه مطالبی را نگوییم؟

سطح مطلب در چه حدودی باشد؟

و…

بنابراین شناخت مخاطبان موضوع مهمی است که می‌توان ساعت‌ها در مورد آن بحث کرد.

مقاله زیر هم در این رابطه مفید است. این مقاله در مجله موفقیت چاپ شده و قسمت های دیگری هم دارد: هواپیمای سخنرانی ؛ قسمت اول: شناخت مسافران

 

استفاده از منابع موثق

همیشه یکی از بزرگترین درگیری‌ها در هر جلسه پرزنتیشن این است که ایا سخنران از منابع موثقی استفاده کرده است یا خیر؟

موضوعی در همه جلسات پرزنت دیده‌ام این است که یکی از مخاطبان – عموماً بدون اجازه – وسط صحبت سخنران می‌پرد و یکی از سوالات زیر را مطرح می‌کند:

• ببخشید منبع این حرف کیست؟
• چه کسی این حرف را گفته؟
• این آمار را از کجا آورده‌اید؟
• می‌تونید این حرف را اثبات کنید؟

بنابراین یکی از مهم‌ترین کارهایی که باید در هر جلسه پرزنت مد نظر داشته باشیم این است که به لحاظ منابع بسیار موفق عمل کنیم.

 

همیشه باید مد نظر داشت که:

• از منابع به روز استفاده کنیم
• هر حرفی را با مدرک و منبع بیان کنیم
• روش کار درست با آمار را بدانیم

برای مورد اخر بدون هیچ تردیدی پیشنهاد می‌کنم که کتاب چگونه با امار دروغ بگوییم؟ را مطالعه کنید. این کتاب دید درستی از موضوع استفاده از آمار در ارائه مطلب را به شما ارائه می‌دهد.

 

اجرای درست به لحاظ فن بیان و لحن

هرچقدر هم که محتوای پرزنتیشن شما جذاب و مفید باشد، بازهم لازم است که با جلوه‌های هنری به کار خود زیبایی ببخشید.

یکی از همین جلوه‌های هنری، داشتن لحن مناسب و فن بیان حرفه‌ای است. (چطور لحن مناسبی داشته باشیم؟)

اگر می‌خواهید بدانید که چطور می‌توانید از صدای خود استفاده کنید و بیان خوبی داشته باشید، پیشنهاد می‌کنم حتماً نگاهی به دوره غیر حضوری فن بیان و صدا سازی داشته باشید.

 

نرم‌افزارهای پرزنتیشن

برای ارائه یک پرزنتیشن خوب، عموماً از نرم‌افزاهای کمکی استفاده می‌شود به عنوان مثال شما می‌توانید از یکی از نرم‌افزارهای زیر استفاده کنید.

• نرم افزار پاورپوینت (نگاه کنید به مقاله آموزش پاورپوینت)
• نرم افزار پرزی (نگاه کنید به مقاله پرزی چیست)
• نرم افزار کی نوت (معادل نرم افزار پاورپوینت برای سیستم عامل مک)

نکته بسیار مهم در استفاده از نرم‌افزارهای پرزنتیشن این است که یادمان باشد که نرم‌افزارهای پرزنتیشن فقط و فقط قرار است که به ارائه بهتر ما کمک کند:

 

 

ساختار بندی یک پرزنتیشن

احتمالاً بارها و بارها این جمله را از من شنیده‌اید که:

دانش بدون نظم و ترتیب هیچ ارزشی ندارد

و باید یادمان باشد که در سخنرانی و پرزنتیشن نیز یک ساختار حرفه‌ای داشته باشیم.

به این معنی که بدانیم از کجا دست مخاطبان را می‌گیریم، چه مسیری را طی می‌کنیم و بعد چطور آنها را به انتهای مسیر می‌رسانیم و آنها را رها می‌کنیم.

به اعتماد من باید یک پرزنتیشن یک داستان و یا یک خط و مسیر داستانی داشته باشد تا شخص دقیقاً بداند که می‌خواهد چه مسیری را طی کند.

همیشه قبل و بعد از ساخت اسلاید‌ها از خود این سوال را بپرسید که داستان سخنرانی من چیست؟ از چه چیزی شروع می‌شود و چه مسیری طی می‌شود و به کجا ختم می‌شود؟

 

پرزنتیشن آماده ! یک شوخی بی مزه

متأسفانه در برخی از محافل می‌بینیم که عده‌ای دنبال یک پرزنتیشن آماده می‌گردند! البته به لطف سیستم آموزش عالی ما که همواره فروش پایان نامه و تز و تحقیقات دانشجویی و … بازار گرمی دارد، عده‌ای نیز ادعا می‌کنند که پرزنتیشن شما را آماده می‌کنند.

در این رابطه فقط یک توضیح خواهم داد و آن این است:

ممکن است در جلسه دفاع بتوانیم یک پرزنتیشن آماده خریداری کنیم و البته در گرفتن نمره موفق شویم، اما به هیچ عنوان امکان ندارد که بتوانیم در زندگی خود موفقیت‌های زیادی کسب کنیم! چون خیلی چیزها در زندگی خریدنی نیست!

 

دو نکته مهم در مورد پرزنتیشن

دو بخش بسیار مهم در جلسه پرزنتیشن عبارتند از:

• پرسش و پاسخ در جلسه پرزنتیشن
• مدیریت زمان در جلسه پرزنت

باید توجه داشته باشیم که در هر جلسه پرزنتیشن، جلسه پرسش و پاسخ نیز وجود خواهد داشت و باید خود را برای‌ آن آماده کنیم

و همچنین باید حواسمان به مدیریت زمان جلسه‌ها باشد. به این معنی که جلسه تا حد امکان راس ساعت شروع شود، در زمان مشخص ادامه پیدا کند و در زمان مقرر به پایان برسد.

جلسه پرزنتیشن اگر کمتر یا بیشتر از زمان مقرر باشد، باعث نارضایتی مخاطبان خواهد شد.

بعد از خواندن مقاله پرزنتیشن چیست؟ ؛ پرزنتیشن‌های فوق‌العاده‌ای را برای شما آرزو می‌کنم!