تصویر ذهنی اول: شما یک مرد هستید. از خواب بیدار می‌شوید. هزارتا کار دارید. نمی‌دانید از کجا شروع کنید. روزتان طی می‌شود و به شب می‌رسید. حس می‌کنید زمان را از دست داده‌اید و انگار هیچ کاری نکرده‌اید!
تصویر ذهنی دوم: شما یک زن خانه دار هستید. باید به بچه‌ها درس بدهید. آن‌ها را به مدرسه برسانید. غذا درست کنید. خانه را تمیز کنید. به خرید بروید. خانه را برای مهمانی شب آماده کنید. حس می‌کنید کلی کار دارید اما زمان کم است.

همه ما هر روز به شکل‌های مختلف با استرس ناشی از عدم برنامه ریزی روزانه مواجه می‌شویم. ممکن است از زیادی کارها و کمبود وقت گیج شویم و ندانیم چطور برنامه ریزی روزانه داشته باشیم.
در اینجا چند سؤال مهم در مورد برنامه ریزی روزانه پرسیده‌ایم و سپس پاسخ آن را هم داده‌ایم. می‌تواند به شما در بهتر شدن برنامه‌تان کمک کند.

آیا مشکل نداشتن برنامه ریزی روزانه، کمبود وقت است؟

یکی از عادلانه‌ترین چیزهایی که بین همه انسان‌ها از ابتدای خلقت تا به حال تقسیم شده، زمان است. همه ما 24 ساعت در طول شبانه روز زمان داریم. نلسون ماندلا و انیشتین و ماری کوری و دکتر حسابی هم 24 ساعت وقت داشته‌اند.

ما هرگز نمی‌توانیم زمان را کش بدهیم. مگر اینکه به یک سیاه چاله سفر کنیم و به کهکشانی دیگر برویم و یا طبق قانون نسبیت انیشتین، با سرعت نور حرکت کنیم تا زمان کندتر بگذرد.

بنابراین هرگز نمی‌توانیم از کمبود زمان بنالیم. چون هیچ تسلطی روی گذر زمان نداریم. در واقع به جای اینکه آرزو کنیم زمان کندتر بگذرد، باید بهینه‌تر از آن استفاده کنیم.

برنامه ریزی روزانه چرا خوب است؟

هیزم شکنی که در یک شرکت چوب بری کار می‌کرد، تصمیم گرفت نهایت سعی خودش را به کار گیرد.
رئیسش به او یک تبر داد و او را به سمت محلی که باید در آن مشغول می‌شد راهنمایی کرد. هیزم شکن در روز اول 18 درخت را قطع کرد. رئیس او را تشویق کرد و گفت همین طور به کارش ادامه دهد. تشویق رئیس انگیزه بیشتری در هیزم شکن ایجاد کرد و تصمیم گرفت روز بعد بیشتر تلاش کند اما تنها توانست 15 درخت را قطع کند.
روز سوم از آن هم بیشتر تلاش کرد ولی فقط 10 درخت را قطع کرد. هر روز که می‌گذشت تعداد درخت‌هایی که قطع می‌کرد کمتر و کمتر می‌شد. پیش خودش فکر کرد احتمالاً «بنیه‌اش» کم شده است. پیش رئیس رفت و پس از معذرت خواهی گفت که خودش هم از این جریان سر در نمی‌آورد.
رئیس پرسید: «آخرین باری که تبرت را تیز کردی کی بود؟» هیزم شکن گفت: «تیز کردن؟ من فرصتـی برای تیز کردن تبرم نداشتم تمام وقتم را صرف قطع کردن درختان می‌کردم!»
برنامه ریزی روزانه درست مثل تیز کردن تبر است. شما ممکن است پیش خود بگویید من آنقدر مشغله دارم که وقتی برای برنامه ریزی ندارم؛ اما همین ده دقیقه یا یک ربع برنامه ریزی می‌تواند دستکم یکی دوساعت برای شما زمان ذخیره کند.
بهترین قسمت برنامه‌ریزی این است که وقتی بدانید قرار است همه کارها را انجام دهید، دیگر اضطراب وقت تلف کردن نخواهید داشت.
کارهایتان به موقع انجام می‌شود و از نظر روانی فشار کمتری تجربه می‌کنید.
وقتی برنامه داشته باشید، زمان‌های تلف شده شما کم می‌شود و به جایش بیشتر یاد می‌گیرید و بیشتر رشد می‌کنید.
و…

بهترین زمان برای برنامه ریزی روزانه چه موقعی است؟

به نظر می‌رسد بهترین زمان برای برنامه ریزی روزانه، شب قبلش باشد.
اگر بدانید قرار است فردا دقیقاً چه کاری را شروع کنید و تا انتهای شب چه فعالیت‌هایی داشته باشید، دیگر استرس نخواهید داشت. خواب با کیفیت‌تری را تجربه می‌کنید و فردا صبح سرحال و قبراق از خواب بلند می‌شوید و وقت تلف نمی‌کنید.
پس انتهای هرشب به مدت یک ربع صرف برنامه ریزی روز روز بعد کنید.

آیا هر روز باید همه کاری بکنیم؟

لزومی ندارد شما در طول روز کارهای خیلی زیادی انجام دهید. بهتر است هر روز چند کار مفید و مؤثر انجام دهید تا زمناتان بهینه‌تر مصرف شود.
مهم است که درک کنید که شما مجبور نیستید همه کارها را هر روز انجام دهید، اما باید بتوانید یک تعادل خوب بین رژیم غذایی، کارهای اولویت دار و مهم، ورزش، تفکر، استراحت، خواب کافی، تفریح، تمرین و کارهای دیگر به وجود بیاورید. این کار تنها با برنامه ریزی روزانه و البته هفتگی و بلندمدت اتفاق می افتد.
برنامه ریزی انجام همه کارها نیست. برنامه ریزی انجام مهم‌ترین کارهاست.

از ابزارهای برنامه ریزی روزانه استفاده کنید

الان دیگر مثل قدیم نیست که ابزارها محدود باشد. برای بهتر شدن برنامه‌هایتان از ابزارهای کارآمد استفاده کنید.
البته افراط در استفاده از ابزارها هم اصلاً توصیه نمی‌شود. از یک یا حداکثر دو ابزار خوب استفاده کنید.
توصیه اول ما گوگل کلندر است. از طریق لینک آخر این صفحه، در قسمت مدیریت زمان و برنامه ریزی، قسمت گوگل کلندر را آموزش ببینید.
در مقاله بعدی در مورد مهم‌ترین ابزارهای برنامه ریزی صحبت خواهیم کرد.

چرا باید برای برنامه ریزی روزانه فهرست داشته باشیم؟

شما باید بدانید چقدر زمان در یک روز مشخص دارید و چقدر از آن مفید است؛ بنابراین باید یک فهرست تهیه کنید.
هنگام انجام این کار نکات زیر را در نظر بگیرید.
هرچیزی که در ذهنتان هست روی کاغذ بیاورید. هرچیزی که ذهنتان را مشغول می‌کند در یک دفترچه بنویسید. حتی آنها که به نظر احمقانه می‌آید!
همیشه تخلیه ذهن روی کاغذ جواب می‌دهد. نوشتن این فهرست و تکمیل کارهای روتین روزانه را چند روز ادامه دهید.
تهیه این فهرست اصلاً وقت نمی‌گیرد. چون هرچه می‌نویسید، چیزهای بیشتری یادتان می‌آید.

چرا باید تصمیم بگیریم که هر چیز چقدر طول می‌کشد؟

کارها را زمان بندی کنید. مثلاً کارهایی که 15 دقیقه طول می‌کشد، کارهایی که نیمساعت وقت می‌برد و کارهای یکساعته.
مرحله بعد وقت تجمیع کارهاست. مثلاً کارهایی که هرکدام چند دقیقه زمان می‌خواهد را تجمیع و به یک کار 15 دقیقه‌ای تبدیل کنید… برای مثال پست گذاشتن در اینستاگرام و پاسخ دادن به کامنت های مقاله سایتتان را تجمیع کنید. یا بردن بچه‌ها به مدرسه و خرید (که هردو را به موازات هم می‌توانید انجام دهید).
چیزهای بزرگتر مثل نگارش یک مقاله (اگر فرض کنیم 1 ساعت طول می‌کشد) را برای کارهای یکساعته تنظیم کنید.
به این ترتیب شما کارهایتان را در دو سه بخش زمانی تقسیم بندی کرده‌اید.

یک مقاله خوب و مرتبط: چطور برنامه ریزی کنیم؟

چرا باید از بلندمدت‌ترین زمان‌ها آگاه باشیم؟

فرض کنید ساعت 4 بعدازظهر باید به دنبال بچه‌هایتان برید. تا ساعت 5 معطل آوردن آنها هستید. سپس تا ساعت 7 ناچارید به آنها شام بدهید و کارهای دیگر را انجام دهید.
بنابراین در تایم 4 تا 7 نمی‌توانید کار دیگری انجام دهید به جز رسیدگی به بچه‌ها. در این بین حتماً زمان‌های خالی هم خواهید داشت. پس کارهایی که در مرحله قبل ده دقیقه الی یک ربع زمان می‌برد را در این جاهای خالی قرار دهید.
اما کارهای زمان بر یا یک ساعت به بالا را تا قبل از ساعت 4 بعدازظهر که موقع رفتن دنبال بچه‌هاست باید انجام داده باشید.
در حقیقت از ساعت 8 صبح تا 11 و از 2 تا 4 را می‌توانید به کارهای بلندمدت اختصاص دهید (و برای مثال بین 11 تا 2 را برای صرف ناهار خالی کنید).
بعد از خوابیدن بچه‌ها حدود ساعت 9 تا 11 شب هم یک تایم دوساعته دیگر خواهید داشت.

این البته یک مثال موردی برای یک زن خانه دار بود. ممکن است شما کارهایتان واقعاً متفاوت با این مثال باشد؛ اما با یک مثال به روشنی توضیح دادیم که چطور می‌توانیم کارها را به چند بخش تقسیم کنیم و اولویت‌های بزرگتر را در بازه‌های زمانی طولانی‌تر انجام دهیم.

آیا حتماً باید کاملاً به برنامه ریزی روزانه‌ام عمل کنم؟

نه!
خیلی موقع ها کاری فوری و اضطراری پیش می‌آید که ناچارید مخالف با برنامه‌تان عمل کنید. اصلاً جای نگرانی نیست. برنامه روزانه شما وحی منزل نیست و قرار نیست مو به مو اجرا شود. ولی لااقل خوبی‌اش این است که به یک عادت پایدار و خوب برای شما تبدیل خواهد شد.

چطور اشتباهات در برنامه ریزی روزانه را به حداقل برسانیم؟

حداقل یک ماه به خودتان زمان بدهید که روش‌های مختلف برنامه ریزی روزانه را امتحان کنید. این آزمون و خطاها در نهایت بهترین و بهینه‌ترین روش برنامه ریزی روزانه را به شما هدیه می‌دهد.
در این یک ماه ممکن است اهمال کاری کنید، گاهی اوقات دلسرد شوید و از برنامه عقب بیفتید، گاهی ممکن است اصلاً از خودتان راضی نباشید؛ اما باید طاقت بیاورید و پیش بروید تا بهترین حالت ممکن را خودتان (و فقط خودتان) پیدا کنید.

در دو مقاله بعدی، مبحث برنامه ریزی را ادامه خواهیم داد و در این مورد بیشتر یاد خواهیم گرفت.

مدیریت زمان و برنامه ریزی حرفه ای را از طریق این محصول عالی (که تنها یکی از بخش های محصول حرفه ای است) یاد بگیرید:

مدیریت زمان و برنامه ریزی