می‌دانید که یک‌دست صدا ندارد! هر چقدر که سرمایه و دانش در اختیار داشته باشید، باز هم برای به سرانجام رساندن یک پروژه نیاز به کمک دیگران دارید. شما باید بتوانید مانند یک رهبر و مدیر مسئولیت‌پذیر، با تمام این افراد ارتباط مؤثر برقرار کنید و هنگام تصمیم‌گیری‌های مهم، نیازها و خواسته‌های آن‌ها را در نظر داشته باشید. مدیریت ذینفعان پروژه یعنی برقراری ارتباط مؤثر با افرادی که به‌نوعی در روند پروژه شما تأثیرگذار هستند؛ به کمک این تکنیک، شما می‌توانید خواسته‌ها و انتظارات هر یک از ذینفعان را شناسایی و مدیریت کنید.

ذینفع پروژه به چه کسی گفته می‌شود؟

قبل از هر چیز، باید ببینیم ذینفع پروژه چه کسی است؟

به زبان ساده، “ذینفع” به هر فرد یا گروهی گفته می‌شود که به طور فعال، در کارهای روتین پروژه مشارکت می‌کند. این افراد می‌توانند تأثیرات مثبت یا منفی روی روند پروژه و نتایج آن داشته باشند و به همین ترتیب، تحت‌تأثیر نتایج آن قرار بگیرند.  (منبع: Simply Stakeholders)

“ذینفع پروژه” یک عبارت کلی است که شامل افراد زیادی می‌شود؛ این افراد شاید تأثیر مستقیمی بر روند کار نداشته باشند، اما نظراتشان، میزان و نوع استفاده آن‌ها از خدمات و غیره به‌گونه‌ای است که در تعریف ذینفع گنجانده می‌شوند. به چند نمونه از ذینفعان پروژه توجه کنید:

• انواع شرکای کاری
• صاحبان کسب‌وکار
• سهام‌داران کسب‌وکار
• مدیران اجرایی، کارمندان و غیره.
• طلبکاران و بدهکاران
• تأمین‌کنندگان
• فروشندگان و خریداران عمده محصول یا خدمات
• مشتریان یا کاربران
• گروه‌های صنعتی و اتحادیه‌ها
• رسانه و گروه‌های اجتماعی
• دولت

اما همه این افراد در دسته ذینفعان شما قرار نمی‌گیرند و شما باید ذینفعان پروژه‌تان را شناسایی کنید.

 

 

• بیشتر بخوانید: اصولی که برای مدیریت جلسات به شما نمی‌گویند!
• بیشتر بخوانید: استراتژی مدیریت ارتباط با مشتری

 

 

مزایای مدیریت ذینفعان چیست؟

برای درک بهتر مفهوم مدیریت ذینفعان پروژه، به این تعریف توجه کنید:

مدیریت ذینفعان پروژه به معنای ایجاد یا حفظ روابط حسنه با افرادی است که در روند انجام پروژه شما به هر شکلی تأثیرگذار هستند یا از روند و نتیجه آن تأثیر می‌پذیرند. (منبع: Mind Tools)

برقراری ارتباط صحیح با هر کدام از ذینفعان، نقش حیاتی در روند پروژه خواهد داشت؛ زیرا:

• این ارتباط بر میزان رضایت آن‌ها و بالطبع، کیفیت کار و تعهدشان نسبت به پروژه مؤثر خواهد بود،
• ماهیت این ارتباط، تعیین‌کننده میزان و کیفیت تعاملات شما با هر کدام از ذینفعان خواهد بود،
• هر چه ارتباط قوی‌تر و متقابل‌تر باشد، شانس بیشتری برای به کرسی نشاندن حرفتان خواهید داشت،
• امکان نظارت مستقیم بر روند فعالیت هر ذینفع برای شما فراهم خواهد بود،
• مدیریت ذینفعان منجر به همسو شدن اهداف تجاری و فردی شما و ذینفعان خواهد شد.

ضمن اینکه به کمک مدیریت ذی‌نفعان، شما می‌توانید business intelligence یا هوش تجاری خود را بهبود ببخشید؛ زیرا درک نگرانی‌ها، انتظارات و خواسته‌های ذینفعان کار شما را پویا نگه می‌دارد و در عین کاهش هزینه‌ها، ارزش کار شما را به حداکثر خواهد رساند. یادتان باشد ایده اولیه پروژه شما مانند یک الماس خام است و هر چه مدیریت ذینفعان مؤثرتری داشته باشید، این الماس زیباتر تراش خواهد خورد.

فرایندهای مدیریت ذینفعان پروژه

فرض کنید مدیر یک شرکت هستید و سرمایه‌گذارتان می‌خواهد کار با کمترین هزینه انجام شود. از طرفی، تیم برنامه‌نویسی‌تان می‌گوید برای انجام کار، به سیستم قوی‌تر و گران‌تری نیاز دارد. در این شرایط، دو گروه از ذینفعان کلیدی پروژه به مشکل خورده‌اند و منافع و نیازهایشان در تضاد است. کلید حل مشکل شما استفاده از تکنیک‌ها و اصول مدیریت ذینفعان خواهد بود.

استراتژی‌های متعددی برای مدیریت مؤثر ذینفعان وجود دارد و اگر تجربه کافی داشته باشید، خودتان هم می‌توانید یک استراتژی تنظیم کنید. به‌طورکلی، زمان انتخاب استراتژی مناسب باید موارد زیر را در نظر بگیرید:

1_ اندازه و پیچیدگی پروژه

در این بخش، شما باید با مقایسه پروژه فعلی نسبت به پروژه‌های گذشته خود، بررسی کنید:

• این پروژه چه نقاط عطفی دارد؟
• چه مهارت‌هایی (نیروی کار متخصص) برای انجام آن نیاز است؟
• چه میزان سرمایه و منابعی نیاز دارد؟
• منابع، سرمایه و نیروی کار فعلی من تا چه حد پاسخگوی نیازهای این پروژه خواهند بود؟
• مشتریان محصول یا کاربران خدمات چه کسانی هستند؟ (رنج سنی، جنسیت و حتی دولتی یا خصوصی‌بودن سازمان‌های هدف)
• چه بازه زمانی برای انجامش در نظر گرفته شده است؟
• چالش‌های مشابهی که احتمالاً در این پروژه نیز با آن‌ها روبه‌رو خواهید شد کدام‌ها هستند؟

سپس، ببینید آیا هیچ‌کدام از استراتژی‌های گذشته شما مناسب استفاده مجدد هستند یا خیر.

 

 

• بیشتر بخوانید: مدیریت تغییر چیست و چه می‌کند؟
• بیشتر بخوانید: اهمیت مدیریت تولید در کسب‌وکارها

 

 

2_ شناسایی ذینفع پروژه

تعریف و شناسایی ذینفعان اولین گام برای مدیریت ذینفعان پروژه محسوب می‌شود و باید به‌اندازه کافی برایش زمان بگذارید. برای شناسایی ذینفع پروژه، موارد زیر را در نظر داشته باشید:

• کدام یک از کارمندان فعلی شما ذینفع محسوب می‌شوند؟
• چه نیروهای جدیدی (و در چه حوزه‌ای) باید جذب شوند؟
• دلایل استراتژیک برای شناخت و ایجاد ارتباط با هر ذینفع چیست؟ به‌عنوان‌مثال، چرا باید برای صحبت با تیم برنامه‌نویسی شرکت، بیشتر از سهام‌داران انرژی بگذارم؟
• این ذینفعان چه علاقه مالی/ اجتماعی/ عاطفی نسبت به پروژه من دارند؟
• انگیزه‌های اصلی آن‌ها از پیوستن به پروژه من چه خواهد بود و چه انتظاراتی دارند؟
• نظر آن‌ها در حال حاضر نسبت به من و پروژه‌ام چیست؟ نظرشان مثبت است یا منفی؟
• اگر نظرات منفی دارند، آیا امکان اصلاح دیدگاه وجود دارد؟
• چه عواملی بر ایجاد نظرات مثبت یا منفی در ذینفعان مؤثر بوده است؟
• این ذینفعان روی چه کسانی و به چه اندازه‌ای تأثیر دارند؟ اگر با آن‌ها کار کنم، چه کسانی موافق یا مخالف من خواهند شد؟

ضمن آنکه توصیه می‌کنیم با استفاده از Salience model یا همان مدل برجسته، بررسی کنید کدام ذینفع قدرت و نفوذ بیشتری دارد، کدام ذینفع برای اهداف پروژه شما مناسب‌تر است و کدام‌ یکی را باید اصطلاحاً روی هوا بزنید تا رقبای شما زودتر جذبش نکنند.

میزان مشارکت خارجی

برای انجام هر پروژه، شما دو گروه نیروی کار دارید:

1. کارمندان و سهام‌داران ثابت شما
2. کارمندان و سهام‌دارانی که برای این پروژه جذب و استخدام خواهند شد.

به‌عنوان‌مثال، شاید سهام‌داران فعلی شما نتوانند سرمایه موردنظر را برای پروژه فراهم کنند یا کارمندان ثابت شرکت، مهارت کافی برای پیش‌بردن پروژه را نداشته باشند. در این صورت، شما باید به فکر جذب سهام‌دار، نیروی کار و تأمین‌کننده جدید برای پروژه باشید.

قبل از شروع هر پروژه، میزان این کمک خارجی را از نظر زمان و هزینه تخمین بزنید؛ زیرا در این صورت، متوجه می‌شوید با چند نفر و از چه قشری سروکار دارید. این اطلاعات به شما در انتخاب استراتژی مناسب برای مدیریت ذینفعان پروژه کمک خواهد کرد.

3_ دسته‌بندی ذینفعان پروژه

شما می‌توانید به کمک تکنیک Stakeholder Power Interest Grid یا ماتریس قدرت – علاقه، دسته‌بندی‌های کلی زیر را انجام دهید:

1_ قدرت بالا، منافع بالا

افرادی مانند سرمایه‌گذاران در این دسته قرار می‌گیرند که نه‌تنها تأمین‌کننده بخش بزرگی از سرمایه هستند، بلکه علاقه شخصی نیز به پروژه دارند. شما باید این افراد را در اولویت بگذارید، آن‌ها را کاملاً درگیر کار کنید و تمام جزئیات را به‌صورت دقیق در اختیارشان قرار دهید.

2_ قدرت بالا، منافع کم

نهادهای دولتی معمولاً در این دسته قرار می‌گیرند. قدرت این نهادها در صدور مجوزها و اعمال قوانین خاص است؛ اما منفعت خاصی از پروژه نمی‌برند و علاقه‌ای به آن ندارند. این گروه اولویت دوم هستند و تنها لازم است اطلاعات کلی و مزایای پروژه را در اختیارشان بگذاریم تا در صورت نیاز، از آن حمایت کنند.

3_ قدرت کم، منافع بالا

این افراد علاقه زیادی به پروژه شما دارند و در صورت به‌نتیجه‌رسیدن آن، منفعت بالایی می‌برند؛ به‌عنوان‌مثال، شاید نتیجه پروژه شما برای آن‌ها فرصت‌های شغلی جدید ایجاد کند یا شرایط شغلی فعلی آن را بهبود ببخشد. این افراد می‌توانند از اهداف شما حمایت کنند، اما قدرت کمی روی پروژه دارند و بیشتر افکار عمومی و حمایت مردمی محسوب می‌شوند.

4_ قدرت کم، منافع کم

این دسته کمترین اولویت را دارد و شامل افرادی می‌شود که نه‌تنها تأثیری در روند پروژه شما ندارند، بلکه علاقه خاصی هم به آن ندارند. این دسته تنها زمانی موردتوجه قرار می‌گیرند که با هدف پروژه مخالف باشند و به هر علتی، شما مجبور شوید هدفتان را برای آن‌ها توجیه کنید.

به‌عنوان‌مثال، مخالفان هوش مصنوعی در این دسته قرار می‌گیرند و توسعه این ابزار بدون توجه به نظر آن‌ها ادامه دارد، اما گاه‌گاهی مدیران شرکت‌ها برای کاهش نگرانی آن‌ها بیانیه‌هایی صادر می‌کنند. این افراد هم در دسته افکار عمومی قرار می‌گیرند؛ با این تفاوت که تقریباً هیچ سودی به شما نمی‌رسانند.

شما می‌توانید به کمک این 9 مورد، این 4 دسته‌بندی را جزیی‌تر کنید:

1. شناسایی حوزه موردعلاقه هر ذینفع که احتمال کار و فعالیت متعهدانه در آن بیشتر است.
2. شناسایی انتظارات ذینفعان از شما و از یکدیگر؛ ببینید عدم تطابق انتظارات و اهداف در چه حد است و چطور باید مدیریت شود؟
3. ارزیابی فعلی شما از جایگاه آن‌ها در پروژه؛ به‌عنوان‌مثال:

• • • • آن‌ها حامی مالی هستند؟
      • مشاوره‌های مفید ارائه می‌دهند؟
      • منتقد کار شما هستند؟
      • در کارتان سنگ می‌اندازند؟
      • یا کلاً کاری به کار شما و نحوه مدیریت پروژه ندارند و صرفاً کارشان را انجام می‌دهند و می‌روند؟

4. باتوجه‌به قسمت قبل، ببینید دوست دارید کدام یک از این ذینفعان در جایگاه‌های بهتری قرار بگیرند؟ به‌عنوان‌مثال، برایتان مهم است که حتماً شخص منتقد را تبدیل به حامی کنید، یا اینکه در همین حد بماند و سودش را به شما برساند کافی خواهد بود؟
5. از هر ذینفع چه انتظاری دارید و کدام یک از این انتظارات برای پیشبرد پروژه حیاتی هستند؟
6. باتوجه‌به نیازها، سلایق و ترجیحات هر ذینفع، باید بررسی کنید:

• • • • پروژه شما چه ارزشی به آن‌ها اضافه می‌کند؟
      • چرا باید بخواهند به شما بپیوندند؟
      • شما چطور می‌توانید آن‌ها را نسبت به کارتان علاقه‌مند و در نهایت جذب کنید؟
      • اولویت‌ها و انتظارات آن‌ها چیست؟

7. ببینید کدام یک از این ذی‌نفعان در سایر حوزه‌ها و پروژه‌ها همکاری مثبتی با یکدیگر داشته‌اند؟
8. باتوجه‌به میزان سرمایه، مهارت و منابع:

• • • • هر کدام از این ذینفعان باید تا چه حد در جریان پروژه باشند؟
      • کدامشان باید در تصمیم‌گیری‌های مهم دخیل شوند؟
      • کدام را فقط باید راضی و ساکت نگه داشت؟
      • کدام یک از آن‌ها تنها تماشاچی خواهند بود و مسئولیت‌های ساده بر عهده خواهند داشت؟

9. سبک مناسب و موردعلاقه هر ذینفع برای برقراری ارتباط و انتقال اخبار و پیشرفت‌های پروژه چیست؟

4_ مدیریت زمان

زمانی که فهمیدید با چند نفر سروکار دارید، باید به فکر مدیریت زمان باشید؛ زیرا اینجا هدف ما برقراری ارتباط مؤثر است، نه فقط وقت گذراندن و چایی خوردن! بنابراین، ذینفعان را به 3 دسته تقسیم کنید:

1_ ذینفعانی که همکاران ثابت شما هستند

این افراد باید بیشتر موردتوجه قرار بگیرند تا وفاداری و تعهد آن‌ها نسبت به شما و پروژه حفظ شود. باید ارزششان را مدام به آن‌ها یادآوری کنید. این افراد لزوماً زمان بیشتری نیاز ندارند، بلکه توجه بیشتری می‌طلبند.

 

 

• بیشتر بخوانید: مدیریت آموزشی چیست
• بیشتر بخوانید: مدیر اداری کیست

 

 

2_ ذینفعانی که به‌تازگی به شما پیوسته‌اند

این افراد باید بتوانند یک ارتباط عاطفی، کاری و ارزشی با شما و پروژه‌تان برقرار کنند و به‌واسطه آن، نسبت به کار متعهد بمانند. اصولاً نیروهایی که برای یک پروژه خاص و به‌صورت موقت جذب می‌شوند، تعهد بالایی ندارند و ارزش قابل‌توجهی برای کار قائل نخواهند شد. شما باید بتوانید این ارزش را با صرف زمان کافی و سهیم کردن آن‌ها در سود پروژه (معنوی و مالی) ایجاد کنید تا از عملکرد مثبتشان اطمینان حاصل کنید.

3_ دسته‌بندی ذینفعان بر اساس ارزش کار

بعد از ایجاد ارزش و تعهد نسبت به پروژه در همکاران جدید و راحت کردن خیال همکاران ثابت، باید زمانتان را کمی اولویت‌بندی کنید. از اینجا به بعد، بیشتر وقتتان را با ذینفعانی بگذرانید که:

1. ارزش بیشتری به پروژه اضافه می‌کنند،
2. حجم کار بیشتری انجام می‌دهند،
3. سرمایه بیشتری تزریق می‌کنند،
4. ارتباطات کاری بهتری برای شما فراهم می‌کنند،
5. مهارت، سرمایه و منابعی که توسط آن‌ها ارائه می‌شود، غیرقابل‌جایگزین باشد.

با استفاده از داده‌های این بخش و بخش قبل، متوجه می‌شوید باید برای کدام ذینفع زمان بیشتری بگذارید و رضایتش را جلب کنید.

کلام آخر

مدیریت ذینفعان فرایندی است که طی آن، شما روابط خود را با هر فرد یا گروهی که در روند انجام کار یا پروژه شما دخیل است، بهبود می‌بخشید. در این روند، شما باید ذینفعان خود را بشناسید و روش‌های مناسبی برای برقراری ارتباط موثر با هر کدام پیدا کنید. مدیریت ذینفعان ازاین‌جهت حایز اهمیت است که می‌تواند با کمک به تقویت علاقه و تعهد آنان نسبت به پروژه، عملکرد آن‌ها را بهبود ببخشد و پایه‌های کار شما را حسابی محکم کند.

منابع:

• Indeed
• Mind Tools
• Darzin
• Indeed
• PMI
• Simply Stakeholders
• Project Manager
• Wrike