اصولی که برای مدیریت جلسات به شما نمی‌گویند!
سرفصل های مهم این مقاله
همه ما حداقل یک بار در جلسه‌ای حضور داشتیم که فکر می‌کردیم تا ابد ادامه پیدا می‌کند! هیچکس دوست ندارد آن حس آزاردهنده اتلاف وقت، تماشای برنامه‌های مبهم و گوش دادن به بحث‌های پیچیده را تحمل کند. خبر خوب آن است که جلسه‌ای که شما برگزار می‌کنید لازم نیست اتلاف وقت باشد! می‌پرسید چگونه؟
جواب سوال شما در اصول مدیریت جلسه نهفته است. آشنایی با مفاهیم اولیه و تکنیک‌های مدیریت جلسات به‌طور موثر همان چیزی است که به آن نیاز دارید، پس این مطلب را از دست ندهید.
مواد لازم برای مدیریت جلسات به‌طور موثر!
اگر درمورد مدیریت جلسات دشواری دارید، حتما با مفاهیم اولیه برای این کار آشنا نیستید! جالب است بدانید که با دانستن این مفاهیم، دیگر مدیریت صحیح و موثر جلسه‌ها پرچالش نخواهد بود. پیش از هر چیز بیایید با مفهوم مدیریت جلسه به‌طور دقیق آشنا شویم.
مدیریت جلسه به‌معنای برنامه‌ریزی دقیق برای سازماندهی و انجام جلسه‌ها به‌طور موثر است، به‌طوری که بهترین نتایج حاصل شود. این تعریف، شامل تمام مفاهیمی که باید درمورد مدیریت جلسه بدانید می‌شود. از تعریف هدف یک جلسه و تنظیم یک دستور برای آن گرفته تا ساده کردن بحث‌های جذاب برای مخاطب‌ها و تصمیم‌گیری‌های موثر و… . درواقع، شما با تعیین جزئیات جلسه، آن را برای ایجاد بیشترین تاثیر آماده می‌کنید.
دستور جلسه: آمادگی لازم برای جلسه
دستور جلسه سندی است که سرنوشت نهایی جلسه را تعیین می‌کند! شاید عجیب به‌نظر برسد، اما با نگاه کردن به دستور تنظیم شده می‌توان تشخیص داد که جلسه مورد نظر ضعیف یا قوی است. بنابراین، پیشنهاد میکنیم که حتما پیش از جلسه، یک دستور قوی برای آن تنظیم کنید. این دستور می‌تواند در یک قالب دیجیتالی منظم یا به‌صورت کاغذی، در اختیار تمامی شرکت‌کنندگان قرار بگیرد.
پیش از بررسی موارد قابل ذکر در دستور جلسه، بگذارید تعریفی دقیق از این مفهوم داشته باشیم. یک دستور جلسه یا meeting agenda شامل تمام آمادگی‌های لازم پیش از برگزاری جلسه است. تنظیم یک دستور برای جلسه، چنین اطمینانی ایجاد می‌کند که تمام بحث‌های مهم مورد بررسی قرار گرفته و به اندازه کافی، زمان برای آنها اختصاص داده می‌شود.
جدول زیر یک نمونه عالی از دستور جلسه را به‌نمایش می‌گذارد:
| عنوان و اهداف | نتیجه مطلوب مورد نظر | اولویت | زمان اختصاص داده شده | فرد ارائه‌دهنده | روش اجرا |
| آپدیت‌های پروژه | اشتراک اطلاعات | بالا | 50 دقیقه | جک | دور زدن |
| بازخورد آمادگی جلسه | فیدبک‌ها برای ویرایش پرپوزال | بالا | 20 دقیقه | جاناتان | ارائه بازخورد به پرپوزال |
| نمایشگاه | به‌دنبال داوطلب | متوسط | 10 دقیقه | لیزا | اشتراک اطلاعات و نیازهای نمایشگاه |
| اولویت‌های تیم | دستیابی به دیدگاه مشترک | بالا | 40 ئقیقه | جک | بحث |
| نمایشگاه بین‌المللی دانشجویان | ارائه لیستی از ایده‌ها برای آمدگی و مشارکت در نمایشگاه | متوسط | 10 دقیقه | جک | طوفان فکری |
دستوری که مطالعه کردید، برای هدفمند ساختن یک جلسه آماده شده است. بسیاری از موارد مهم که در یک دستور جلسه باید ذکر شوند را در این نمونه مشاهده می‌کنید. درادامه، هرکدام از این موارد را با دقت بیشتری بررسی میکنیم:
1_ عنوان و اهداف جلسه
عنوان همان محتوا یا موضوع اصلی است که در جلسه مورد بحث قرار می‌گیرد. همچنین، تعیین اهداف جلسه به‌طور مختصر، نقش مهمی در گام‌های بعدی دارد. تا زمانی که هدف اصلی از اجرای جلسه را ندانید، نمی‌توانید آنطور که باید خود را برای سخنرانی آماده کنید.
2_ نتیجه مطلوب مورد نظر
نتیجه مطلوب، همانی است که هدف جلسه را برای دستیابی به آن تعیین کرده‌اید. شفاف‌سازی نتایج مطلوب به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی دقیق برای جلسه داشته باشید. با تعیین این مورد، موارد بعدی شامل اولویت‌ها و زمان‌بندی به‌راحتی تعیین خواهند شد.
3_ اولویت‌ها در جلسه
طبق تجربیات، مواردی که اولویت پایینی دارند هرگز در جلسه مورد بحث قرار نمی‌گیرند! بنابراین، هر چیزی که در دستور جلسه خود می‌آورید اولویت متوسط یا بالا دارد. در غیر این صورت، جایی در جلسه نخواهد داشت.
تعیین اولویت‌ها می‌تواند برای زمان‌بندی بسیار مفید باشد. برای مثال، اگر پس از زمان‌بندی برای موارد “اولویت بالا” با کمبود زمان مواجه شدید، می‌توانید با اولویت‌بندی دوباره و قرار دادن برخی از موارد در گروه “اولویت متوسط” در زمان‌بندی خود تجدید نظر کنید.
4_ زمان اختصاص داده شده
با تعیین مواردی که پیش‌تر گفتیم، تعیین زمان برای هر بخش از جلسه آسان‌تر خواهد شد. توجه داشته باشید که حتی با برنامه‌ریزی، گاهی پیش بینی زمان اشتباه از آب درمی‌آید، چه برسد به آنکه بخواهید اصلا برنامه‌ریزی نکنید!
اگر در پیش بینی زمان مورد نیاز برای هر بخش تازه‌کار هستید، پیشنهاد میکنیم که پس از این کار، مقدار زمان‌های پیش بینی شده را تا 30% افزایش دهید، تا زمانی که در این کار به مهارت برسید.
5_ فرد ارائه‌دهنده
فردی که مسئول هر بخش در جلسه است را ذکر کنید. اگر مسئولیت کل جلسه با خودتان است می‌توانید این بخش را نادیده بگیرید، چرا که این مورد بیشتر برای جلسات تیمی به‌کار می‌آید.
6_ روش اجرا
دستور جلسه حتی نمایش می‌دهد که افراد در هر بخش باید چگونه جلسه را مدیریت کنند! پرکاربردترین این روش‌ها در جدول آورده شده است که درادامه برخی از آنها را توضیح می‌دهیم:
- دور زدن: در این روش، تمامی شرکت‌کنندگان به نوبت صحبت می‌کنند. به این صورت که یک دایره یا میز گرد تشکیل شده و به نوبت از افراد درخواست می‌شود که درمورد موضوع مورد بحث صحبت کنند.
- طوفان فکری: طوفان فکری زمانی اتفاق می‌افتد که افراد، به‌صورت آزادانه ایده‌های خود را برروی کاغذ بیاورند یا بیان کنند. توجه داشته باشید که در این روش، ایده‌ها ارزیابی نمی‌شوند؛ تنها هدف، ایجاد ایده‌های بیشتر است.
توصیه‌های اضافی درمورد تنظیم دستور جلسه!
تا به اینجا درمورد دستور جلسه و موارد مهم آن مطالعه کردید، در ادامه یک سری نکات برای تنظیم دستور جلسه معرفی میکنیم که به شما برای مدیریت جلسات کمک می‌کنند:
- انعطاف‌پذیری: فراموش نکنید که دستور جلسه‌ای که تنظیم کرده‌اید، تنها یک حدس و پیش بینی است! پس از شروع جلسه ممکن است متوجه کمبود زمان شوید، در این صورت باید انعطاف‌پذیری به‌خرج دهید. شما می‌توانید ازطریق مذاکره با شرکت‌کنندگان وقت بیشتری بخرید.
- آمادگی: هرچه درمورد دستور جلسه آمادگی بیشتری داشته باشید، احتمال موفقیت آن بیشتر خواهد بود. اگر فکر می‌کنید به‌جز موارد گفته شده، باید درمورد موارد دیگر هم آمادگی داشته باشید، دریغ نکنید.
- تقسیم مسئولیت‌ها: فرقی نمی‌کند عضو یک گروه باشید یا مدیر آن، تلاش گروهی همیشه کارساز است! سعی کنید با تقسیم مسئولیت‌ها، یک جلسه را به بخشی جدایی‌ناپذیر از افراد گروه خود تبدیل کنید.
- مذاکره: تصور نکنید که دستور جلسه مانند یک بخشنامه باید اجرا شود! درمورد انتقادات نسبت به جلسه‌هایی که برگزار می‌کنید، پذیرا باشید. اگر عضوی پیشنهاد می‌کند که یک موضوع بررسی نشود، درمورد آن فکر کنید. یا اگر اعضا درمورد زمان جلسه مشکل دارند، یک زمان دیگر درنظر بگیرید.
صورت جلسه: گزارش کتبی از جزئیات جلسه
این نکته را به خاطر داشته، جلسه‌ای که برروی کاغذ می‌آید موفق‌تر است! یکی از نکات اصلی برای مدیریت جلسه، به صورت جلسه برمی‌گردد. صورت جلسه یک گزارش کتبی از آن است که تمامی مباحث و تصمیمات جلسه در تمام دقایق را شرح می‌دهد. در بسیاری از جلسه‌های رسمی، از نوشتن صورت جلسه برای حفظ اسناد و مدارک استفاده می‌شود. اما نباید از کاربرد این روش برای مدیریت جلسات غافل شد!
معمولا در کارهای تیمی، یک فرد مسئول نوشتن صورت جلسه می‌شود. این فرد وظیفه دارد که تمام مباحث مربوط به جلسه را با رعایت اصول نگارش بنویسد. مهم‌ترین مباحثی که در هر صورت جلسه‌ای دیده می‌شوند شامل موارد زیر هستند:
تاریخ و ساعت برگزاری جلسه
یکی از مهم‌ترین مواردی که باید در صورت جلسه ذکر شود، تاریخ برگزاری آن است. تاریخ دقیق برگزاری جلسه را همراه با ساعت دقیق شروع و پایان، در صورت جلسه خود بنویسید.
محل برگزاری جلسه
پس از ذکر تاریخ و ساعت، محل برگزاری جلسه را هم ذکر کنید. برای مثال: جلسه در ساعت 13:00 در 30 مهر 1403 در سالن کنفرانس اصلی توسط دکتر کاظمی، برگزار شد.
افراد حاضر و افراد غایب در جلسه
تمامی افرادی که به‌عنوان مخاطب در جلسه حضور داشتند را در صورت جلسه ذکر کنید. در صورت جلسه‌های رسمی، علاوه‌بر نام و نام خانوادگی افراد، باید سمت و کد ملی آنها را هم بنویسید. حتی پیشنهاد می‌شود که نام غایبین را هم درج کنید.
موضوع، متن و مصوبات جلسه
موارد بعدی در صورت جلسه شما، موضوع و متن جلسه هستند. متن جلسه را به‌طور مختصر، اما دقیق وارد کنید. منظور از مصوبات، تصمیم‌هایی هستند که طی جلسه گرفته می‌شوند. این تصمیمات را همراه با نام مسئول انجام آنها و مهلت انجام‌شان بنویسید.
به این دلایل صورت جلسه بنویس!
نمی‌توان گفت که تمامی جلسه‌ها به صورت جلسه نیاز دارند، اما اگر جلسه‌ای که دارید سازمانی است و تصمیمات مهمی در آن گرفته می‌شود، گزارش کتبی از آن می‌تواند بسیار مفید باشد.
4 دلیلی که درادامه آورده‌ایم، شما را قانع می‌کنند که در جلسه‌های بعدی خود یک گزارش کتبی تهیه کنید!
1_ صورت جلسه یک یادآوری است!
تهیه یادداشت از جلسه و اقدامات، تصمیمات و توافقاتی که در آن شکل گرفته است هیچ ضرری ندارد! یک گزارش کتبی همه چیز را ثبت کرده و به شرکت کنندگان یادآوری می‌کند که از ارائه مباحث تکراری خودداری کنند.
درواقع، صورت جلسه به شما ضمانت می‌دهد که حتی جزئی‌ترین مسائل جلسه فراموش نشود! بنابراین، نگارش آن می‌تواند یک راه عالی برای جلوگیری از اتلاف وقت و انرژی باشد.
- بیشتر بخوانید: استراتژی مدیریت ارتباط با مشتری
- بیشتر بخوانید: مدیریت تغییر چیست
- بیشتر بخوانید: اهمیت مدیریت تولید در کسب‌وکارها
2_ صورت جلسه توافق ایجاد می‌کند!
وجود یک نسخه نگارش شده از جزئیات جلسه باعث می‌شود تا تمامی اعضا در یک جبهه قرار بگیرند. اگر قرار باشد که اعضا از جلسه یادداشت برداری کنند، بدون شک تفاوت‌های زیادی در یادداشت‌ها وجود خواهد داشت. وجود صورت جلسه از این شرایط پیشگیری می‌کند، چراکه تمام اطلاعات بیان شده در طول جلسه، در صورت جلسه به اشتراک گذاشته می‌شود. از آن گذشته، شرکت‌کنندگانی که در جلسه غایب هستند به‌راحتی می‌توانند با وجود صورت جلسه از جز به جز آن باخبر شوند!
3_ می‌تواند یک ابزار عالی برای ردیابی پیشرفت‌ها باشد!
همانطور که گفتیم، در صورت جلسه جزئیاتی مانند ساعت و تاریخ برگزاری قید می‌شود. بنابراین، درصورت نوشتن صورت جلسه، طی جلسه‌هایی که در بازه طولانی مدت برگزار می‌شود می‌توان الگوهای مفیدی پیدا کرد. وجود صورت جلسه به مدیران کمک می‌کند که نه‌تنها در زمان اجرای جلسه، بلکه در طولانی مدت برروی جلسه‌های خود مدیریت داشته باشند.
4_ با نوشتن صورت جلسه هیچ ابهامی باقی نمی‌ماند!
حتما تاکنون به جلسه‌ای رفته‌اید که پس از آن واقعا نمی‌دانستید چه چیزی در پیش روی شما قرار دارد! صورت جلسه به‌عنوان یک مدرک برای توافقات انجام شده، تمامی افراد مسئول برای اقداماتی که باید در زمان‌های مشخص شده انجام دهند را ثبت می‌کند. درنتیجه، از وجود درگیری‌ها یا ابهامات جلوگیری می‌شود.
صورت جلسه را اینگونه بنویس!
استفاده از الگویی که برای صورت جلسه بیان کردیم، برای شروع عالی است. اما شما می‌توانید با استفاده از یک سری نکات کلیدی که درادامه بررسی میکنیم، یک گام بلندتر برای مدیریت جلسه بردارید. اگر می‌خواهید مطمئن شوید که بیشترین تاثیر را از جلسه‌های خود می‌گیرید این نکات را برای تنظیم صورت جلسه درنظر داشته باشید:
- استفاده از چند روش برای ثبت جلسه: به‌جای اینکه خود به‌تنهایی به ثبت و ضبط جلسه بپردازید، از چند نفر برای این کار استفاده کنید. این یادداشت‌ها پس از جلسه با یکدیگر مقایسه می‌شود تا یک سند یکپارچه ایجاد شود.
- اشتراک صورت جلسه: پس از تکمیل صورت جلسه، حتما آن را با تمامی شرکت‌کنندگان به اشتراک بگذارید تا از مصوبات باخبر شوند.
- تنظیم سند حداکثر تا یک روز بعد: سعی کنید تنظیم صورت جلسه خیلی طولانی نشود. یادداشت‌های اولیه درمورد جلسه را در همان حین بنویسید، نهایتا تا یک روز بعد آن را به یک صورت جلسه رسمی تبدیل کنید. در این بازه زمانی، جزئیات به‌خوبی در ذهن شما باقی هستند.
- حذف مباحث حاشیه‌ای: بهتر است در تنظیم صورت جلسه صحبت‌های حاشیه‌ای را حذف کنید تا سند مورد نظر مختصر و مفید باشد. برای مثال، از کلمات احساسی مانند متاسفانه، بالاخره و… استفاده نکنید.
- یکپارچگی سندها: نکته مهم در مدیریت جلسه‌ها، آن است که صورت جلسه‌هایی یکدست داشته باشید. به این منظور، برای نگارش صورت جلسه باید از یک الگوی مشخص پیروی کنید.
- لحن شفاف: برای نگارش صورت جلسه بهتر است از لحنی نزدیک با لحن گوینده استفاده شود. همچنین، سند نوشته شده باید شفاف باشد تا هیچ جای ابهامی باقی نگذارد.
آیین نامه جلسه: مقرراتی که باید رعایت شوند
تصور کنید که قرار است یک جلسه برگزار کنید. دستور جلسه را می‌نویسید، از شرکت‌کنندگان دعوت می‌کنید، مطالب مورد نیاز را می‌گویید، تصمیماتی گرفته می‌شود و پس از آن، صورت جلسه را به شرکت‌کنندگان ارسال می‌کنید. بگذارید یک حقیقتی را فاش کنیم، در دنیای واقعی، جلسه‌ها این گونه نیستند!
البته که این فرآیند طی خواهد شد، اما باید بدانید خیلی چیزها وجود دارند که می‌توانند اشتباه پیش بروند. برای مثال، ممکن است شرکت‌کنندگان دیر بیایند و زمان از دست برود، یا ممکن است حین بازگوی مطالب، با یکدیگر صحبت کرده و حواسپرتی ایجاد کنند. بنابراین، باید این موضوع را درنظر بگیرید که جلسه ممکن است ناامیدکننده و اتلاف وقت باشد!
اما چگونه می‌توان از این اوضاع جلوگیری کرد؟ تعیین یک سری قوانین و مقررات به شما کمک می‌کند که با مدیریت جلسات، از درست پیش رفتن آنها اطمینان داشته باشید. بسته به نیازهای شما، این قوانین می‌توانند متفاوت باشند و تاثیرات متفاوتی ایجاد کنند. شما با تعیین آیین نامه جلسه، می‌توانید مباحث را متمرکز و شرکت‌کنندگان را باانگیزه نگه دارید.
- بیشتر بخوانید: مدیریت آموزشی چیست و در سازمان چه تاثیری دارد؟
- بیشتر بخوانید: مدیر اداری کیست و چه کاری انجام می‌دهد؟
- بیشتر بخوانید: بهترین مدیر مالی ایران کیست؟
با قوانین به‌سادگی برخورد نکنید!
فراموش نکنید، آیین نامه جلسه تنها زمانی موثر است که رعایت شود! درنتیجه، نباید قوانین را دست کم بگیرید. برای ایجاد آیین‌نامه، پیش از هر چیز به مشکلاتی که سعی در رفع آنها دارید فکر کنید. سپس، یک لیست از مواردی که دوست دارید تغییر کنند را بنویسید. تغییراتی که دوست دارید می‌توانند متفاوت باشند. برای مثال، شاید به ساختار منظم‌تر نیاز داشته باشید، یا مشارکت بیشتر شرکت‌کنندگان را بطلبید. با تهیه لیست متوجه می‌شوید که موارد زیادی برای رسیدگی وجود دارند، در این مرحله است که باید اولویت‌بندی را شروع کنید!
با تیم خود مشورت کنید تا برای مشکلات ارائه شده قوانین پیشنهادی را مطرح کنند. درنهایت، قانونی که بیشترین رای را بیاورد گزینه مناسب برای اجرا است. حتی می‌توانید چندین قانون را با یکدیگر ترکیب کنید تا اثربخشی بیشتری ایجاد کند.
مرحله آخر، آزمایش قوانین وضع شده است. چند جلسه با قوانین جدید برگزار کنید تا میزان اثربخشی آنها را بررسی کنید. در این حین، قوانینی که جواب نمی‌دهند به‌خوبی مشخص خواهند شد. با این کار، شما برای خود فضایی برای اشتباه کردن ایجاد می‌کنید، اما جای نگرانی نیست چراکه به تاثیرگذاری بیشتر جلسه‌های شما کمک می‌کند.
درادامه چند قانون اساسی وجود دارند که برای نظم بخشیدن به جلسه‌های شما به‌کار می‌آیند:
1_ ایجاد یک محیط فراگیر
یک فضای فراگیر برای تمامی شرکت‌کننده‌ها ایجاد کنید تا از تاثیرگذاری جلسه مطمئن شوید. منظور از محیط فراگیر ایجاد فضایی است که تمامی شرکت‌کننده‌ها فرصت صحبت و مشارکت در بحث داشته باشند. همچنین، باید احترام به عقاید و افکار مختلف را درنظر داشته باشید. پذیرا بودن در برابر این تفاوت‌ها، شرکت‌کنندگان را برای مشارکت تشویق می‌کند.
2_ پایبند بودن به دستور جلسه
به‌عنوان یک بخش مهم از آیین نامه، باید به پایبند بودن به دستور جلسه اشاره کنیم. هر جلسه، از یک دستور کار پیروی می‌کند، هر مکالمه‌ای که در حین جلسه صورت می‌گیرد باید مطابق با دستور جلسه باشد. با اجرای این قانون، تمام نکات ضروری درمورد موضوع جلسه پوشش داده می‌شوند، از آن مهمتر هیچ اتلاف وقتی در کار نخواهد بود!
3_ وقت شناس بودن
قطعا حضور به‌موقع در جلسه از مهم‌ترین قوانین است. این موضوع، نه‌تنها در جلسه‌های حضوری، بلکه در جلسه‌های مجازی هم اهمیت دارد. اگر کسی قرار است با تاخیر وارد شود، یا شرایط حضور را ندارد، بهتر است از قبل مدیر جلسه را در جریان بگذارد تا معطلی ایجاد نشود.
4_ آماده حضور پیدا کردن
دستور جلسه را چند روز پیش از تاریخ موعود نوشته و برای شرکت‌کنندگان ارسال کنید. از آنها بخواهید تا با توجه به موارد ذکر شده در دستور، با ذهنی آماده وارد جلسه شوند. فکر کردن درمورد مباحث احتمالی، ایده‌های جدیدتر و خلاقانه‌تری به‌همراه خواهد داشت. شما هم به‌عنوان مدیر جلسه باید درمورد سوالات احتمالی شرکت‌کنندگان و مباحثی که توسط آنها ذکر می‌شود، آمادگی داشته باشید.
5_تصمیم گیری مشترک برای مراحل بعدی
اگر می‌خواهید تمامی شرکت‌کنندگان احساس کنند که در جلسه سهیم هستند، امکان تصمیم‌گیری مشترک را فراهم کنید. با اجرای این قانون، تمامی شرکت‌کنندگان می‌توانند در فرآیند تصمیم‌گیری شرکت داشته باشند، درنتیجه نسبت به اهداف جلسه حس مالکیت و مسئولیت پیدا می‌کنند. فراموش نکنید، تصمیماتی که توسط اعضای جلسه حمایت نشوند عملی نخواهند شد!
6_ طولانی نکردن زمان
تا آنجایی که امکان دارد، بهتر است زمان جلسه را تمدید نکنید. یک چارچوب زمانی درنظر بگیرد و به آن پایبند باشید. با رعایت کردن زمان جلسه، تمرکز شرکت‌کنندگان هم بیشتر خواهد بود.
درصورت امکان، جلسه را آنلاین برگزار کنید!
برای بهره‌وری کارهای خود بهتر است یک ذهنیت دیجیتال برای خود ایجاد کنید. می‌پرسید چگونه؟ برای مثال، از خود بپرسید که آیا ضرورتی برای اجرای این جلسه به‌صورت حضوری وجود دارد؟ با پرورش یک ذهن دیجیتال می‌توانید به خود و اعضای تیم‌تان کمک کنید تا راه‌های کارآمدتری برای برگزاری جلسات پیدا کنند.
امروزه، ابزارهای آنلاین به‌طور گسترده در اختیار افراد قرار دارند تا بتوانند انواع کلاس‌ها، قرارها و جلسات را به‌صورت آنلاین برگزار کنند، بدون آنکه از کیفیت آنها کاسته شود. در بسیاری از مواقع حتی نیازی به خرید ابزارهای گران‌قیمت مانند ویدیو کنفرانس نیست. گاهی می‌بینید که با چند پیام در گروه‌های شبکه‌های اجتماعی مانند تلگرام یا واتساپ، یا حتی با ارسال و دریافت چند ایمیل، به هدف جلسه خود می‌رسید.
البته، به‌جز این موارد ساده، روش‌های متنوعی وجود دارند که امکان گفتگو با شرکت‌کنندگان و تبادل اسناد را به‌صورت رسمی‌تر و باکیفیت‌تر فراهم می‌کنند. توجه داشته باشید که در نشست‌های آنلاین، مدیریت جلسه بسیار ساده‌تر خواهد بود، دیگر جای نگرانی برای کمبود وقت و زیاده‌گویی توسط اعضا نیست. علاوه‌بر آن، تمامی مباحث به‌راحتی ثبت شده و برای نگارش صورت جلسه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
درصورت امکان، اصلا جلسه برگزار نکنید!
در برخی مواقع، برگزاری یک جلسه اولین راه‌حلی است که به‌نظر می‌رسد، اما اگر دقیق‌تر فکر کنید روش‌های جایگزین دیگری هم هستند که به زمان زیادی نیاز ندارند. درصورت نیاز برای برگزاری جلسه، پیش از هرچیز به این سوال‌ها پاسخ دهید که آیا واقعا ضرورتی برای اجرای جلسه وجود دارد؟ آیا روش‌های دیگری به‌جز برگزاری جلسه وجود دارند که شما را به هدف‌تان برسانند؟
پس از پاسخ به این سوالات، زمانی یک جلسه را برگزار کنید که هیچ گزینه دیگری وجود نداشته باشد. برای این که بهتر متوجه منظور ما شوید، برخی از روش‌های جایگزین که می‌توانند به‌جای برگزاری جلسه به‌کار برده شوند را درادامه لیست کرده‌ایم:
- درصورتی که تعداد شرکت‌کننده‌های جلسه کم است و نیازی به تبادل نظر نیست، می‌توان از تماس تلفنی استفاده کرد. در این شرایط، امکان هماهنگ کردن ازطریق تماس تلفنی وجود دارد.
- استفاده از ایمیل به‌جای برگزاری جلسه‌هایی که برای ارائه یک موضوع برگزار می‌شوند.
- به‌جای جلسه‌هایی که برای نظرخواهی انجام می‌شوند، می‌توان از یک تخته وایت برد روی دیوار شرکت استفاده کرد. پس از نصب این تخته وایت برد اعلام کنید که تمام شرکت‌کنندگان، هنگام رفت وآمد در شرکت نظر خود را درمورد موضوع موردنظر یادداشت کنند.
10 تکنیک مفید برای سازماندهی بهتر جلسه!
شما ممکن است درمورد دستور جلسه، صورت جلسه و آیین نامه جلسه به‌طور کامل بدانید، اما از تکنیک‌های مدیریت جلسات آگاهی نداشته باشید، درحالی‌که این تکنیک‌ها تاثیرگذاری جلسه‌های شما را چند برابر می‌کنند!
درادامه، 10 تا از تکنیک‌های مفید برای مدیریت و سازماندهی جلسه را بررسی میکنیم:
- یک دستور جلسه خوب داشته باشید: در پشت هر جلسه، هدفی قرار دارد. مهم‌ترین ابزاری که به شما برای رسیدن به این هدف کمک می‌کند، یک دستور عالی است.
- زمان را مدیریت کنید: یکی از واضح‌ترین مشکلات در مدیریت جلسات، مدیریت زمان است. بهتر است به یکی از افراد جلسه بسپارید تا درصورت خارج شدن از زمان‌بندی، ساعت را یادآوری کند.
- در پایان جلسه، ارزیابی کنید: در پایان جلسه، بهتر است از شرکت‌کنندگان خود درمورد آن بپرسید. از آنها بخواهید که نظر خود را درمورد جلسه بگویند و پذیرای انتقادات آنها باشید.
- راه خلاقیت را باز بگذارید: در یک جلسه موفق علاوه‌بر دستیابی به هدف، ایده‌های خلاقانه‌ای بازگو می‌شوند، نسبت به خلاقیت اعضا پذیرا باشید.
- اشتیاق ایجاد کنید: اگر شما نسبت به جلسه بی‌علاقگی نشان دهید، چرا اعضای جلسه باید اشتیاق داشته باشند؟ با داشتن حس مثبت و انتقال آن به شرکت‌کنندگان، حس همکاری تقویت خواهد شد.
- یادداشت بردارید: اعضای جلسه مواردی که برای آنها اهمیت دارند را یادداشت می‌کنند، اما بهتر است یک نفر را به‌طور خاص مسئول این کار کنید. با این کار مطمئن خواهید شد که تمامی مباحث ثبت شده‌اند.
- اعضا را راضی نگه دارید: مطمئن شوید که تمامی اعضا، با رضایت از جلسه خارج می‌شوند. اگر کسی چیزی برای اضافه کردن دارد، بگذارید ارائه دهد، یا می‌توانید از او بخواهید که بعد از پایان جلسه نزد شما بیاید.
- اختتامیه داشته باشید: همیشه جلسه را با یک نکته مثبت به پایان برسانید. این کار میزان انگیزه و اشتیاق اعضا را بالا می‌برد.
- ارتباط برقرار کنید: بدترین حسی که می‌تواند یک شرکت‌کننده داشته باشد آن است که به‌صورت منفعل نشسته باشد. از اعضای جلسه بخواهید تا دیدگاه‌های خود را به‌اشتراک بگذارند.
- راحتی محیط جلسه را درنظر داشته باشید: یک محیط بزرگ با تهویه مناسب ضمانت می‌دهد که شرکت‌کنندگان در جلسه شرکت کنند. همچنین، دما و نور مناسب در فضا تاثیرگذار است.
کلام آخر
به‌عنوان کلام آخر باید بگوییم که با دانستن اصول مدیریت جلسه و تکنیک‌های مفید، مدیریت جلسات به کاری آسان برای شما تبدیل خواهد شد. در این مطلب با تمامی این اصول و تکنیک‌ها به‌طور دقیق آشنا شدید. اکنون نوبت شما است که برای ما بنویسید، شما از چه تکنیکی برای مدیریت جلسه‌های خود استفاده می‌کنید؟ در بخش نظرات منتظر پاسخ‌ها و سوالات شما هستیم.
منابع:
۷ دیدگاه دربارهٔ «اصولی که برای مدیریت جلسات به شما نمی‌گویند!»
سلام ارادت
جلسات اگه آخرش اقامک هایی طراحی و برنامه ریزی بشه برا اجرا مفید واقع خواهد شد در غیر این صورت تاثیر چندانی ندارد
خوشحالیم که اهل مطالعه مقاله و یادگیری هستید؛ و ممنونیم که نظرتون رو با ما به اشتراک گذاشتید.
موفق و بیشتر ازیک نفر باشید.
سلام و درود ، ممنون بابت محتوای جامعی که ارائه کردید، اگر ویدیو یا دوره آموزشی مرتبطی هم هست لطفا لینکش رو بگذارید. بسیار قدردان شما عزیزان بیشتر از یک نفر هستم، در پناه خدای مهربان شاد و پرتوان و پیروز باشید
همراه عزیز، جناب اقای پیش بین عزیز اهل آموزش
دوره ای با عنوان ” اصول طراحی جلسات برا مدیران ” طراحی نشده اما در دوره رایگان قطب نمای کسب و کار بصورت کلی در خصوص مدیریت و کسب و کار صحبت شده که میتونه برای شما مفید و کاربردی باشد.
دوره رایگان قطب نمای کسب و کار
سلام ارادت
تشکر میکنیم از محتویات ارزشمندتون …
سپاس بابت همراهی ارزشمندتون
هدف از جلسات تصمیم گیری است ، نه صرفا به اشتراک گذاری اطلاعات. وقتی شرکت کنندگان احساس نکنند که موضوع مورد بحث برای آنها مناسب است ، این جلسه را اتلاف وقت تلقی می کنند.