مدیریت چیست؟ اگر نگاهی به مجموعه‌ها، شرکت‌ها و حتی سیستم‌های کاری کوچک اطرافمان داشته باشیم، می‌بینیم که متاسفانه اغلب نیروها از دست فردی که به عنوان مدیرشان انتخاب شده، رضایت ندارند. در مقابل می‌بینیم که گاها خود مدیر از عملکرد افراد زیردستش ناراضی است و به آنها به چشم نیروهای بی‌صلاحیت نگاه می‌کند. اما مشکل چیست؟ به نظر من این مشکلات در درجه اول به ضعف مدیریت و بعد از آن عدم آشنایی با واژه مدیریت و وظایف او برمی‌گردد. در این مقاله می‌خواهم اطلاعاتی در مورد مدیریت، اصول مدیریت، وظایف و… به شما بدهم تا با دید بهتری به این سِمت نگاه کنید:

مدیریت چیست؟ 

مدیریت از آن واژه‌هایی است که برای تعریفش صد‌ها جمله سخت و آکادمی به کار گرفته شده و شاید پیدا کردن یک جمله ساده از میان آنها کار راحتی نباشد. بگذارید تعریف ویکی پدیا در مورد مدیریت را به زبانی ساده‌تر برای شما بیان کنم:

مدیریت به معنای فرآیندی است که در آن نیروهای انسانی و البته منابع مالی مجموعه به کار گرفته می‌شوند. این به کارگیری باید طبق اصول ارزشی و نکات پراهمیت برای مجموعه باشد. همینطور روال و اصول به کارگیری منابع مالی و انسانی باید با توجه به مسائلی مثل:

• برنامه ریزی،
• سازماندهی،
• هدایت و کنترل،
• نظارت بر هدف‌های تعیین شده،
• و…

انجام بگیرد. به طور کلی و به زبان ساده‌تر، مدیریت هنر به کارگیری منابع مالی و انسانی و ایجاد تعادل و هماهنگی بین آنها برای رسیدن به اهداف مجموعه است. اما وظایف مدیریت چیست؟

وظایف مدیریت چیست؟

عدم شناخت وظایف مدیریت یکی از مسائلی است که باعث می‌شود در سازمان‌ها همیشه اعضا نسبت به مدیر زیاده خواهی کنند. همینطور این موضوع باعث می‌شود که مدیر گاها در انجام کارها و وظایف خود کوتاهی یا حتی زیاده‌روی کند. بنابراین به این بخش از مطلب باید با دقت بیشتری توجه کنیم:

1_ برنامه ریزی

برنامه ریزی و 3 وظیفه دیگری که قصد دارم در ادامه آنها را به شما توضیح بدهم، 4 وظیفه یک مدیر هستند که “هِنری فایول (Henri Fayol)”  از آنها نام برده. این فرد از بزرگان صنعت مدیریت است.

اولین وظیفه مدیریت، برنامه ریزی است. اغلب بزرگان و صاحب نظران، موفقیت یک مجموعه را تا حد زیادی به مهارت برنامه ریزی مدیر آن مربوط می‌دانند. اما منظور از برنامه ریزی چیست؟

در برنامه ریزی، مدیریت در مرحله اول اهداف سازمانی را مشخص می‌کند. مثلا اینکه در انتهای سال جدید میلادی یا شمسی، باید به این مقدار سود خالص دست پیدا کرده باشیم، سازمان را تا فلان حد گسترش داده و حتی نیروهای جدیدی را برای یک بخش جدید شرکت استخدام کنیم.

در مرحله دوم برنامه ریزی، نوبت تعیین ابزارها و راهکارهای دستیابی به هدف می‌رسد. در این مرحله مدیریت باید تنظیم کند که چطور قرار است به اهداف تعیین شده رسید. مطمئنا با فعالیت‌های ساده قبلی یک سازمان نمی‌توان به اهداف بلندپروازانه و جدید دست پیدا کرد. بنابراین ایجاد یک برنامه ریزی صحیح برای دستیابی به آنها ضروری است. اما چرا برنامه ریزی و هدف گذاری در مدیریت اهمیت دارد؟

دلیل اول اینکه همیشه اهداف روشن باعث افزایش سرعت حرکت در مسیر می‌شوند. این موضوع صرفا به سازمان محدود نمی‌شود. حتی اگر خود شما بخواهید در انتهای سال به چند هدف بلندپروازانه دست پیدا کنید، اولین قدم مورد نیاز نوشتن اهداف و سپس برنامه ریزی برای رسیدن به آن است.

اگر به این میانبر موفقیت علاقه دارید، مطمئنا دوره رایگان هدف گذاری که به صورت فایل ویدیویی در اختیار شما قرار می‌گیرد، بسیار در این مرحله کمکتان می‌کند.

دلیل دومی که باعث افزایش اهمیت برنامه ریزی برای سازمان و مجموعه می‌شود این است که با ایجاد اهداف روشن و برنامه دقیق، روحیه کارکنان برای دستیابی به آن افزایش پیدا می‌کند. البته به شرطی که اهداف تعیین شده واقعا در افق دید آنها گم نشده و قابل دستیابی باشند.

 

• بیشتر بخوانید: کارآفرینی چیست؟
• بیشتر بخوانید: راه اندازی کسب و کار موفق
• بیشتر بخوانید: فریلنسر یا آزادکار کیست؟
• بیشتر بخوانید: موفقیت در کسب و کار

 

 

2_ سازماندهی

اگر کمی واقع بین باشیم، باید قبول کنیم که در بسیاری از سازمان‌ها و مجموعه‌های ایرانی، بخش سازماندهی با مشکل روبرو است. سازماندهی به معنای تقسیم کار میان افراد مجموعه و مدیریت آن است. اما متاسفانه خیلی از مدیران و تیم‌های مدیریتی این بخش از کار را با این اشتباه می‌گیرند که هر نیرو باید یک وظیفه مشخص داشته باشد تا بتواند تا پایان زمان کاری او را سرگرم کارش کند.

در چنین مواقعی است که همیشه نیروهای زرنگ و باهوش به یک سازمان جدید می‌آیند، وظایفی را به عهده می‌گیرند و بعد از اینکه به کمک خلاقیت یا زرنگی خودشان آنها را در مدت زمان کمی انجام دادند، به جای دریافت پاداش یا شناخت استعداد، با یک سری وظایف چند برابر شده دیگر روبرو می‌شوند!

دقیقا این موضوع باعث می‌شود که جمله خسارت‌باری مثل این در میان نیروها به وجود بیاید: ((انجام کار بیشتر باعث افزایش وظایفت می‌شود!)) در هر حال، سازماندهی یکی از وظایف مدیریت است که باید به خوبی در هر سازمانی انجام شود. در غیر اینصورت… نیاز به توضیحات بیشتر من نیست، کافی است خودتان به یک سازمان با سازماندهی غلط سر بزنید و در مورد رضایت نیروها از آنها سوال کنید!

---

3_ رهبری

رهبری که در برخی تعاریف از آن به عنوان انگیزش هم اسم برده می‌شود، یکی دیگری از وظایف مهم مدیر و مدیریت است. در این بخش مدیریت باید بتواند انگیزه کل سازمان از کوچکترین عضو تا بزرگترین آن را حفظ کرده و افزایش دهد. اما چطور؟ خب راهکارهای زیادی برای افزایش انگیزه سازمان وجود دارد.

مثلا در یکی از کتاب‌های دارن‌هاردی در مورد این موضوع می‌خواندم که تغییر رفتار یک مدیر از دفترنشینی به سرک کشیدن به نیروها و تشویق اعضای پرکار، باعث افزایش چندین درصدی رشد و بازدهی کل مجموعه شده بود! جالب اینجاست که برای دستیابی به این نتایج، مدیر گفته شده صرفا 3 روز در هفته و روزانه 30 دقیقه برای سرک کشیدن به نیروهای شرکتش از اتاق خارج می‌شد.

با توجه به همین موضوع، شاید رهبری صحیح واقعا یک کار خیلی سخت و پیچیده نباشد. بخش مهم اینجاست که متوجه شویم وضعیت فعلی سازمان در چه حالتی است و چه چیزی می‌تواند باعث افزایش انگیزه اعضا شود. شاید در یک سازمان دادن وعده در مورد روزهای خوب کارساز باشد و در یک سازمان دیگر به دلیل بدقولی مدیران قبلی، چنین وعده‌هایی باعث کاهش شدید انگیزه شود.

در یک مجموعه هم وجود رهبر و مدیر در خط مقدم باعث ایجاد انگیزه خواهد بود. این دقیقا مثل عملی است که پادشاهان در جنگ‌های قدیمی انجام می‌دادند و برای افزایش روحیه سربازان، خودشان در خط مقدم جبهه می‌جنگیدند.

---

بیشتر بخوانید:

• ایجاد انگیزه در کارکنان در محیط کار
• ایده کارآفرینی در خانه
• آزمون کوچینگ در 5 دقیقه
• ویزیتوری چیست؟

---

4_ کنترل و ارزیابی

اینکه یک مدیر در ابتدای سال برای رسیدن به یک سری از اهداف تعیین شده برنامه‌ریزی دقیق داشته باشد، بسیار موضوع خوب و پسندیده‌ای است. اما اینکه در میان راه هیچ کنترلی روی مسیر و نحوه حرکت انجام نشود، نتیجه‌ خاصی به همراه ندارد. این یعنی بدون کنترل و ارزیابی احتمالا در انتهای سال مجموعه به نیمی از اهداف تعیین شده هم نمی‌رسد.

اما در فرآیند کنترل و ارزیابی چه اتفاقی می‌افتد؟ در ارزیابی، مدیریت باید دائما روند و سرعت حرکت مجموعه را اندازه‌گیری کند. او باید مطمئن شود که سیستم برای رسیدن به اهداف تعیین شده در مسیر درستی حرکت می‌کند.

همینطور اگر مسیر حرکت در راستای رسیدن به اهداف نبود، مدیریت وظیفه دارد که با یک سری فعالیت‌های اصلاحی، دوباره سیستم را در مسیر صحیح قرار دهد.

مثلا اگر یکی از هدف‌ها کاهش هزینه‌های مصرفی درون سازمان بوده اما به دلایلی از این هدف دور شده باشند، مدیر باید یک سری اقدام برای نزدیک شدن به این هدف انجام دهد. به عنوان نمونه کاهش مصرف کاغذ در سازمان، کاهش هزینه‌های اضافی و…

خب تا اینجا با 4 وظیفه مدیریت آشنا شدید. البته دقت کنید که این 4 وظیفه مربوط به یکی از نظریه‌های مدیریت بود و ممکن است در کتاب‌ها و مطالب دیگر، وظایفی را بخوانید که کمی با این 4 اصل تفاوت داشته باشند. در هر حال، در ادامه مقاله با انواع سبک‌های مدیریت آشنا می‌شویم:

انواع مدیریت کدامند؟ سبک‌های مدیریت

نوعی از تقسیم بندی مدیران، نسبت به رفتار مدیر در قبال سازمان مشخص می‌شود. در ادامه قصد دارم این انواع که به 3 دسته تقسیم بندی شده‌اند را به شما توضیح بدهم. با من همراه باشید:

1_ مدیریت اقتدارگر

اگر سریال پدرسالار یا فیلم godfather را دیده باشید، به خوبی با این سبک مدیریت آشنایید. در این نوع، مدیر مثل یک پادشاه کاملا دیکتاتور خودش را در راس همه کارها و تصمیمات مهم مجموعه می‌داند. این یعنی اگر مدیر اقتدارگر سازمان شما با حساب‌های خودش به این نتیجه برسد که یک بخش کوچک یا بزرگ مجموعه باید به طور کلی منحل شود، شما و هیچکس دیگری خق مخالفت با او را ندارید. زیرا مخالفت با این مدیران نتیجه خاصی را در بر ندارد. آنها تصور می‌کنند که تنها نظر مهم در تصمیم‌گیری‌ها، نظر خودشان است.

در این نوع مدیریت حتی ایده‌هایی که کارمندان و اعضای مجموعه می‌دهند هم مورد توجه قرار نمی‌گیرند چون مدیر خودش را به نوعی عقل کل دانسته و اصلا لزومی بر مشورت و ایده‌یابی نمی‌بیند. دستورات این مدیران باید به طور کامل و بدون چون و چرا “صرفا” اجرا شود!

2_ مدیریت دموکراتیک

در این نوع مدیریت هم باز تصمیم‌گیری نهایی بر عهده مدیر است اما موضوع اینجاست که مدیر برای تصمیم‌گیری‌ها، از بقیه کارکنان نظر و مشورت می‌گیرد. در مدیریت دموکراتیک ایده‌های کارکنان اهمیت به شدت بالایی دارند. حتی ممکن است در طول ماه بارها جلسات مشاوره، بارش فکری و … با همه اعضای سازمان برگزار شده و ایده‌های منتخب مورد تشویق قرار بگیرند. البته در نهایت مدیر الزامی به اجرای دقیق ایده‌های به دست آمده ندارد اما به هیچ عنوان هم آنها را نکوهش نمی‌کند.

3_ مدیریت تفویضی

و در نهایت یک نوع مدیریت ایده آل در سازمان‌ها، مدیریت تفویضی است. در این روش مدیر کمترین حد نظارت و حتی دخالت را بر نحوه کار کارمندان خودش دارد. البته دلیل این موضوع، این است که کارمندان مجموعه خودشان به تنهایی توانایی تصمیم‌گیری صحیح و تخصص و مهارت لازم برای پیشبرد اهداف شرکت را دارند. این روش مدیریت با توجه به مسئولیت پذیری کارمندان، زمان کافی برای انجام دیگر فعالیت‌ها را در اختیار مدیر قرار می‌دهد.

دلیل اهمیت مدیریت در سازمان

سمت مدیریت به سازمان سمت و سو میدهد و نقش کاتالیزوری دارد. مدیران، تیم و شرکت را در مسیر رسیدن به هدف رهبری میکنند. اهمیت مدیریت را میتوان در چند بخش مختلف خلاصه کرد:

1. دستیابی به اهداف: یک مدیر موفق و کاربلد فعالیتهای کارکنان را با اهداف سازمانی همسو میکند. در این مسیر میزان پیشرفت و چالشهای مسیر بررسی و رفع میشوند.
2. استفاده بهینه از منابع: مدیریت منابع انسانی، زمانی و مالی برای جلوگیری از ضررهای احتمالی اهمیت دارد.
3. کاهش هزینه ها: حداقل هزینه با حداکثر بهره وری زمانی ممکن است که مدیر به خوبی برنامه ریزی کند. در این حالت با مدیریت صحیح بهترین خروجی حاصل میشود.
4.  توسعه سازمان: رشد شرکت و شکوفایی توانمندیهای استعدادهای سازمانی در بستر مدیریت اصولی ممکن است.
5. انضباط: ایجاد هماهنگی و حفظ حداکثری نظم از دیگر جنبه های اهمیت مدیریت است.
6. انطباق و هماهنگی: قدرت انعطاف پذیری و هماهنگی سازمان با نیازها و شرایط بازار برای بقا و موفقیت آن ضروری است. سمت مدیریت حل این چالش را تسهیل میکند.

اصول مدیریت چیست

اصول و وظایف پنجگانه مدیریت عبارتند از:

1. برنامه ریزی: طراحی یک برنامه و مجموعه اقدامهای لازم بسیار ضروری است. برنامه ریزی اصولی شامل شفافیت در اهداف، استراتژی موثر، برآورد نیازها و تامین منابع موجود میشود.
2. سازماندهی: همکاری نیروها و کارکنان در یک سیستم و ساختار کارآمد به نتیجه دلخواه منجر میشود.
3. هدایت و راهبری: حفظ انرژی و انگیزه کارکنان و مرور جشم انداز و هدف نهایی با نفوذ و تاثیرگذاری مدیر روی کارکنان ممکن میشود.
4. استخدام: دستیابی به اهداف سازمانی به استحدام نیروهای کاربلد در جایگاه مناسب گره خورده است.
5. کنترل: ارزیابی، کنترل یا اندازه گیری برای دستیابی به معیارها و کیفیت نهایی از دیگر اصول مدیریت به حساب میآید.

کلام آخر

اگر در نقش یک مدیر این مقاله را خواندید، باید این موضوع را یادآوری کنم که مبحث مدیریت به معنای واقعی یک موضوع گسترده و عظیم است. مطمئنا به کمک یک مقاله نمی‌توان مهارت‌های لازم مدیریت را به دست آورد. در این مسیر پیشنهاد می‌کنم که کتاب‌های برایان تریسی در زمینه مدیریت را برای افزایش علم و مهارت لازم مطالعه کنید.

در مقابل اگر در نقش یک کارمند این مقاله را مطالعه کردید تا با وظایف یک مدیر آشنا شوید، فارغ از عملکرد مدیر مجموعه‌تان، بهترین کاری که می‌توانید برای سیستم و البته خودتان انجام دهید، “بهترین بودن” است!

اگر سعی کنید در کار خودتان بدون توجه به مثبت یا منفی بودن عملکرد مدیر بهترین باشید، مطمئنا در آینده نزدیک فرصت‌های شغلی به شدت خوبی در پیش روی خودتان می‌بینید. فقط لازم است عملکردتان در زمان کار را افزایش دهید و در زمان فراغت روی علم و مهارت سرمایه گذاری کنید. امیدوارم از مطالعه این مطلب لذت برده باشید.