آماده کردن سالن سخنرانی

در مجموعه مقالات «دوره رایگان 20 + 1 نکته کلیدی سخنرانی» قرار است هر بار، در مورد یک نکته مهم صحبت کنیم.این مجموعه مقالات و فیلم های آن، در نهایت تبدیل به یک محصول رایگان و کاربردی خواهند شد. (لینک این محصول در انتهای مقاله قرار گرفته است).

لطفاً از امروز با من همراه باشید. قول میدهم نکات بسیار ساده، اما کاربردی‌ای به شما هدیه کنیم..

و این هم قسمت اول…

برای سخنرانی که در پیش دارید، حسابی آماده شده‌اید. فکر می‌کنید آن‌قدر تمرین کرده‌اید که دیگر محال است تپق بزنید. به خوبی استراحت کرده‌اید. متن سخنرانی خود را آماده کرده‌اید. در مورد بایدها و نبایدهای آن خوانده‌اید. حتی نحوه شروع سخنرانی خود را هم طراحی کرده‌اید.

در ظاهر همه چیز خوب است، اما وقتی دقایقی قبل از سخنرانی به سالن می‌رسید، تازه با مشکلات مواجه می‌شوید. انگار برق سالن مشکل دارد، صدا به نظر می‌رسد چندان واضح و شفاف نیست. میکروفن قطع و وصل می‌شود. هوای سالن گرم است و گویا کمی هم آشغال روی زمین ریخته است!

یک دلهره به جان شما افتاده که «نکند با این وضعیت مخاطبین از سخنرانی من زده شوند؟» و یا «به احتمال زیاد، با این مشکلات، سخنرانی مؤثری نخواهم داشت!»

بله دوستان عزیز!

حتی اگر همه چیز را هم از قبل حاضر کرده‌اید، اما سالن سخنرانی را از قبل آماده نکرده باشید، طبیعتاً تأثیر سخنرانی شما کم خواهد بود.

بنابراین در این مقاله نکاتی جالب راجع به « آماده شدن سالن سخنرانی » خواهیم داشت. در ابتدا حتماً این فیلم کوتاه از پیام بهرام پور را ببینید تا با نکاتی ساده و کاربردی در این زمینه آشنا شوید.

حال به سراغ مقاله «آماده کردن سالن سخنرانی» می‌رویم. نکاتی راجع به آماده سازی سالن همایش.

آیا همه چیز در سخنرانی، تحت کنترل ماست؟

بدون شک خیر!

در طی یک سخنرانی یکی دوساعته، ممکن است هر اتفاقی بیفتد. از قطع شدن میکروفن در حین سخنرانی تا تپق زدن در سخنرانی، از قطع برق تا بالا نیامدن اسلایدها. حتی اتفاقات بدتر هم می‌تواند بیفتد. شخصی بر اثر بیماری بیهوش شود، دعوا و درگیری رخ دهد و یا حتی در بدبینانه‌ترین حالت، زلزله اتفاق بیفتد!!!

طبیعتاً در چنین مواردی، برخی موضوعات ممکن است از کنترل شما خارج شود؛ اما حتی در چنین شرایطی هم می‌توانیم با یادگیری مدیریت بحران در سخنرانی، از بروز این اتفاقات جلوگیری کنیم.

یکی از بهترین راه‌های جلوگیری از اتفاقات بد و ناگوار در سخنرانی، آماده سازی سالن سخنرانی از ساعتی پیش از شروع آن است.

شما لازم است روز قبل از سخنرانی و یا چند ساعت پیش از شروع آن شخصاً در سالن حاضر شوید و همه چیز را چک کنید.

برای این کار، بهتر است از قبل یک چک لیست کامل تهیه کنید تا گیج و سر در گم نشوید.

همچنین اگر افرادی را در مجموعه خود دارید که بتوانند به دقت این چک لیست را به سرانجام برسانند، خیالتان راحت‌تر است. با این وجود حتی در این شرایط هم توصیه ما این است که خودتان شخصاً در سالن باشید تا به خوبی با فضای سالن، سازگاری پیدا کنید.

یک تحقیق روی افراد مذاکره کننده

نتایج یک تحقیق ساده نشان می‌دهد اگر نیم ساعت زودتر از شروع یک مذاکره کاری در محل برگزاری جلسه مذاکره حاضر شوید، اعتماد به نفس شما برای انجام مذاکره افزایش خواهد یافت.

به صورت مشابه، این اتفاق برای سخنرانی هم می‌تواند رخ بدهد. اگر زودتر به محل برگزاری سخنرانی بروید، آمادگی شما برای سخنرانی بسیار بیشتر خواهد بود.

چند نکته ساده برای آماده کردن سالن سخنرانی

لطفاً این چند نکته ساده را پیش از شروع سخنرانی، رعایت کنید:

1- خودتان روی صندلی‌های مخاطبین بنشینید

روز قبل از برگزاری سخنرانی، در سالن حاضر شوید. به صورت اتفاقی چند ناحیه از سالن را در نظر بگیرید و روی چندین صندلی بنشینید.

این کار از چند جهت به شما کمک می‌کند. اول اینکه شما از زاویه دید مخاطب، به خودتان نگاه می‌کنید. ممکن است اسلایدها برای مخاطب غیرقابل دیدن باشد. در این صورت شما تصمیمات بهتری خواهید گرفت.

حسن بعدی انجام این کار این است که می‌توانید میزان راحتی یا راحت نبودن مخاطبین را تجربه کنید و اینکه آیا به راحتی می‌توانند یادداشت برداری کنند یا باید یک تخته شاسی به آن‌ها بدهید.

این کار به آماده کردن سالن سخنرانی بسیار کمک می‌کند.

2- سالن به اندازه کافی حس آرامش می‌دهد؟

محیطی که برای سخنرانی انتخاب می‌شود باید جای راحت و آرامش بخشی باشد.

اگر در محل برگزاری سالن، کارگران هم در بیرون سالن مشغول کار باشند، سخنرانی‌تان خراب خواهد شد؛ بنابراین حضور شما ساعاتی قبل از سخنرانی در سالن، می‌توانید این اطمینان را ایجاد کند که صداهای مزاحم و مختل کننده سخنرانی، از صحنه سخنرانی، محو خواهند شد!

3- برق سالن چطور است؟ اگر برق قطع شد چه؟

برق سالن را چک کنید که به خوبی کار می‌کند یا خیر. مطمئن شوید که آیا برق اضطراری دارد؟

همچنین خود را برای قطع احتمالی برق آماده کنید و سناریوهایی در این زمینه داشته باشید.

اگر از اسلاید استفاده می‌کنید، در صورت قطع شدن برق در محل سخنرانی، چه خواهید کرد؟

حتماً یکی دو نسخه از نسخه چاپی اسلایدها را با خود ببرید تا اگر برق قطع شد، مطالب سخنرانی را فراموش نکنید.

این مقاله اختصاصی را حتماً بخوانید:
مدیریت بحران در سخنرانی حرفه‌ای – وقتی برق قطع میشه

4- تجهیزات سالن مثل صدا چطور است؟ همه چیز خوب است؟

میکروفن یکی از مهم‌ترین ابزاری است که هر سخنران از آن استفاده می‌کند.

مطمئن باشید که بالاترین کیفیت صدا را در اختیار مخاطبین قرار دهید. همچنین برای مواقع قطع صدا، تدبیری بیندیشید.

مثلاً پیام بهرام پور، همیشه یک عدد از این وسیله در پشت صحنه دارد که اگر به هر دلیل صدا قطع شد، به راحتی از آن استفاده کند. هم جنبه فان و طنز دارد و هم کار راه انداز است!

5- مخاطبین روی هوای سالن حساس‌اند!

در سخنرانی بهتر است به تهویه هوای داخل سالن هم توجه کافی داشته باشید. هوا یکی از موارد حساسیت برانگیز در سخنرانی است.

برای آماده سازی سالن جهت سخنرانی، ببینید که هوای داخل سالن زیاد گرم یا زیاد سرد نباشد.

اگر سالن خیلی کوچک است، حتی یک پنکه ساده هم می‌تواند برای بهتر شدن و تهویه هوای سالن، کارتان را راه بیندازد.

6- از شارژ وسایل خود مطمئن شوید

از شارژ پرزنتور، لپ تاپ، هدفون و میکروفن خود مطمئن باشید. این را هم به خاطر داشته باشید که شما برای هر اتفاق احتمالی باید یک پلن B داشته باشید. مثلاً بدانید که اگر شارژ پرزنتور کار نکرد چه کار کنید (یک عدد دیگر همراه داشته باشید). اگر هدفون قطع شد چه کار کنید (از همان بلندگوها داشته باشید!)، اگر لپ تاپ خاموش شد (از روی جزوه ادامه دهید) و …

کلام آخر در رابطه با آماده کردن سالن سخنرانی

مطمئن باشید که اگر برنامه به برنامه و مرحله به مرحله جلو بروید، میزان اشتباهات و بی دقتی‌های شما کمتر خواهد شد.

چک کردن و آماده سازی سالن برای سخنرانی بدون تردید باعث کاهش خطاهای احتمالی شما خواهد شد.